Samenspel opdrachtgever - opdrachtnemer
Als intern adviseur, interim-manager en project-programmamanager ga je vaak tijdelijke samenwerkingen aan. Dat brengt inspiratie en plezier, maar soms ook ongemakken en onzekerheden.
In sommige gevallen besluiten opdrachtgever en opdrachtnemer samen om eerder met de opdracht te stoppen. In andere gevallen besluit de opdrachtnemer zélf om de opdracht terug te geven vanwege uiteenlopende redenen.
Dat kan als onwennig, onbehoorlijk of zelfs als falen ervaren worden. Maar het kan ons allemaal gebeuren. En soms is het teruggeven van een opdracht de enige passende en mogelijke interventie.
Belemmerende gedachten
Belemmerende gedachten zorgen ervoor dat je te lang wacht met het teruggeven van een opdracht. Ook kunnen deze gedachten tot negatieve gevoelens of gedachten leiden, waardoor je minder werkplezier ervaart. Helpende gedachten zorgen daarentegen juist voor beweging.
We zetten een aantal belemmerende en helpende gedachten op een rij:
| Belemmerend | Helpend |
|---|---|
| Ik faal als ik de opdracht teruggeef. | Ik help de organisatie juist om de opdracht terug te geven: zo doorbreek ik het patroon. |
| Ik moet een opdracht afronden en kan niet tussentijds stoppen. | Vanuit mijn organisatie is er ruimte en steun wanneer ik een opdracht teruggeef. Het gaat om de kwaliteit, niet hoe lang ik op een opdracht zit. |
| Ik mag niet falen. | Fouten maken mag; daar leer ik van. |
Rode vlaggen: op welke signalen moet je alert zijn?
Er zijn een aantal rode vlaggen die erop wijzen of (vaak achteraf) verklaren waarom je de opdracht beter voortijdig kan wijzigen of beëindigen. We noemen een aantal voorbeelden:
- Het niet scherp krijgen van een opdracht.
- De opdrachtgever is niet aanspreekbaar of de opdrachtgever maakt geen tijd voor je.
- De opdrachtgever gedraagt zich niet als eigenaar van het probleem/vraagstuk.
- De randvoorwaarden zijn niet ingevuld.
- Er is onduidelijkheid over de rol en onvastheid.
- Het is een speelveld met continu wisselende samenstelling.
- Er is verschil tussen woord en daad.
- Je kan niet doorvragen of gevoeligheden bespreken bij de intakefase.
- Er is sprake van niet geadresseerde integriteitskwesties/angstcultuur.
Mogelijke interventies
Het bewust inzetten van interventies draagt bij aan het effectief teruggeven of het bijsturen van de opdracht. Let wel op: interventies bieden nooit de garantie dat ze tot verandering leiden. Een interventie kan wel beide partijen helpen om het allemaal behapbaar te maken.
Voor elke fase van de opdracht zijn er verschillende interventies mogelijk.
Intakefase
Wat kun je bij de intakefase doen om te voorkomen dat de opdracht teruggegeven moet worden?
- Begin met kennismaken.
- Benoem de aannames.
- Goed doorvragen naar probleem en ervaren urgentie.
- Koop tijd door een verkennende fase in te bouwen.
- Durf kritische vragen te stellen.
Uitvoeringsfase
Tijdens de uitvoeringsfase van de opdracht zijn er verschillende interventies om bij te sturen en te voorkomen dat een opdracht teruggegeven moet worden:
- Bespreek observaties en benoem patronen.
- Druk de rode knop in en vraag advies/hulp aan collega’s.
- Ga een hernieuwde relatie aan (hercontracteren).
- Escaleer om de angel eruit te halen.
Teruggeven van de opdracht
Een opdracht teruggeven is de ultieme interventie en zal als zodanig ook zeker effect hebben op je opdrachtgevend systeem. Mogelijke stappen daarin zijn:
- Neem de tijd om dit goed voor te bereiden.
- Geef duidelijk aan waarom je het teruggeeft.
- Zet je exit strategie in. Deze strategie is het liefst vooraf bedacht en wordt gaandeweg aangepast. Een exit strategie draagt bij aan het op een beheerste wijze afscheid nemen van de opdracht, met als doel de best mogelijke uitkomst voor iedereen.
- Noteer de feiten aan de hand van een model.
- Bespreek dit intern en organiseer draagvlak en steun.
- Zorg ook dat je je opdracht in zakelijk opzicht netjes afhandelt.
Handreiking
We stelden ook een handreiking op. Daarin vind je een uitgebreide uitleg en adviezen per fase over het teruggeven van een opdracht. Je kunt de handreiking onderaan deze pagina downloaden.
Trainingen
Wil je meer leren over governance of het teruggeven van een opdracht? Schrijf je in voor de Governance-training van Rijksconsultants.