”Projectteams willen zorgen wel bespreken, maar doen het vaak niet”
Ben je I-projectmanager? Dan wil je natuurlijk graag succes - lees: je doelstellingen - behalen. Maar hoe weet je nu of je op de goede weg bent? En: of alles qua samenwerking en afstemming op rolletjes loopt? Het PMK-model van I-Interim Rijk (IIR) helpt om de kwaliteit van I-projectmanagement binnen het Rijk te verbeteren en de resultaten beter te beheersen. PMK staat voor projectmanagementkwaliteit. Iedere projectmanager kan het PMK-model gebruiken. Peter Notermans is zelf projectmanager én adviseert collega’s bij de inzet van dit model.
Vertel, wat is het PMK-model?
‘Met het PMK-model meet je negen kwaliteitsaspecten van jouw project. Die negen aspecten gaan over de hard en soft skills – oftewel techniek en gedrag – en over interactie met je omgeving. Het model is grotendeels gebaseerd op de standaarden van PRINCE2, IPMA en onder andere op theorieën uit de veranderkunde. Ook is het gebaseerd op onze uitgebreide praktijkervaring als projectmanager. Omdat we het model continu verrijken met de kennis en ervaring die we als I-Interim Rijk hebben, blijft het actueel en waardevol.’
Interessant, en hoe werkt het precies?
‘De meting van de negen kwaliteitsaspecten gebeurt aan de hand van een vragenlijst. Deze is gratis beschikbaar via een website en te gebruiken op alle soorten devices. Je kunt een zelfscan doen, door de vragenlijst als projectmanager zelf in te vullen, of nog beter; door dit met je hele team te doen. De resultaten van de vragenlijst komen in het PMK-model. Zo zie je in een oogopslag waar de verbeterpunten voor jouw project liggen. Vervolgens kunnen onze adviseurs je helpen om die verbeteringen te implementeren in jouw project.’
Hoe helpen jullie dan?
Door een projectmanager individueel te adviseren. Maar veel vaker werken we met teams, al dan niet met hun stakeholders erbij. Tijdens een workshop, onder begeleiding van ons, staat een team dan stil bij de negen aspecten. En lichten wij de bijbehorende theorieën toe. Vaak stellen deelnemers hier veel vragen over, en krijgen we al zinvolle gesprekken. Daarnaast gaan de deelnemers met elkaar in gesprek over de antwoorden. Waarom is er bijvoorbeeld geen planning of stakeholderanalyse? En als die er wel zijn, hoe zijn deze nu ingeregeld?’
Hoe ervaren projectmanagers dit?
Voor ervaren projectmanagers is zo’n workshop vaak een ‘aha-erlebnis’. Het is fijn dat ze worden herinnerd aan de aspecten waar je rekening mee moet houden. Relatief nieuwe projectmanagers worden juist getriggerd door de methodes die we behandelen, en waarvan ze nog onvoldoende weten. Voor de junioren geldt dat zij zich nog niet bewust zijn van de theorieën en wat je daarmee kunt of moet. Ook is het - voor alle projectmanagers - een moment om vast te stellen of je aanpak compleet is, of dat je aspecten hebt overgeslagen. Tot slot is het voor hen prettig dat wij de gesprekken faciliteren, want dan kunnen ze zelf actief meepraten.’
Wat leveren de workshops op?
‘Wat we tijdens de workshops zien, is dat teams het altijd belangrijk vinden om zorgen te bespreken, maar dit uit zichzelf niet of te weinig doen. En als ze het wel doen, vinden ze het een heel positieve ervaring. Zo hoor je bijvoorbeeld: “Ik sta niet alleen met mijn probleem. We hebben het er gewoon over, en zo kun je er dus mee omgaan.” Om die reden stimuleren we teams om het PMK-model meerdere keren per jaar te gebruiken. Vul de vragenlijst in en ga in gesprek met elkaar. Bovendien ga je echt de volwassenheidsstapjes zien, omdat de score op dat ene aspect waar je aandacht aan besteedt steeds hoger wordt.’
Waarom zouden alle projectteams het PMK-model volgens jou moeten gebruiken?
‘Het is echt een moment om met je team, en eventuele stakeholders, vast te stellen: waar staan we eigenlijk? En zijn we op de goede weg? Soms heb je als projectmanager misschien een onderbuikgevoel, omdat “het niet lekker loopt”. Maar kun je er niet de vinger op leggen waar dat in zit. Dan is het goed om samen even stil te staan. Zodat iedereen zijn bijl kan slijpen. En kan vaststellen waarom ’ie daar aan het hakken is, in het bos. En: waar sta je dan voor te hakken? Een pad, een open plek om te overnachten, of is het hout voor het kampvuur?’
Meer weten en aan de slag met PMK?
Wil je meer weten over het PMK-model, kijk dan op de website van I-Interim Rijk en/of neem contact op, zodat een adviseur je kan ondersteunen bij de eerste stap. Je kunt ook meteen de PMK-vragenlijst invullen. De bijbehorende PMK-workshop is beschikbaar via de verschillende Academies, Leer- en Ontwikkel Campussen en Leerrijk.