Podcast Rijksconsultants Huisvesting: Kantoren van de toekomst

Peter:
"Ik hoop echt dat we dit niet nog eens meemaken op deze manier en dat we de hele architectuur niet gaan aanpassen op basis van de anderhalve meter, wat naar mijn mening echt een niet-menselijke maat is om architectuur te bedrijven."

Klaas Jan:
"Een van de ontwikkelingen die je ziet, is de ICT. Er is een enorme stroomversnelling gekomen met bijvoorbeeld thuiswerken, maar ook met het mogelijk maken van vergaderen op afstand."

Peter:
"Ik denk dat je kwalitatief het gevoel moet hebben dat je in een maatpak zit, maar dat wij als rijksoverheid wel de efficiëntie hebben van een confectiepak."

Jan Pieter:
"Door de Coronacrisis zijn alle ambtenaren thuis gaan werken. We doen dit nog steeds, maar hopelijk gaan we binnenkort allemaal weer terugkomen, gedoseerd of niet. Welke gevolgen heeft de Coronapandemie voor de toekomst van huisvesting? Welke plannen liggen er nu en welke experimenten en pilots gaan er lopen? En welke rol hebben zij hierin? Dat en meer bespreek ik vandaag met twee huisvestingsspecialisten van Rijksconsultants, Klaas Jan Engelsma en Peter Blokhuis. Ze zijn beide rijksconsultants en werken ook als gemandateerd opdrachtgevers. Kunnen jullie uitleggen wat die beide dingen inhouden?"

Klaas Jan:
"Rijksconsultants bieden management en adviescapaciteit binnen het rijk. Wij zijn tevens gemandateerd opdrachtgever en geven namens Binnenlandse Zaken opdracht aan het Rijksvastgoedbedrijf, de facilitaire organisatie en de ICT-organisatie om zogenaamde rijkskantoren te realiseren. Dit zijn verzamelkantoren voor meerdere rijksdiensten."

Jan Pieter:
"Sinds het uitbreken van de Coronacrisis zijn we op afstand gaan werken, vooral thuis. Maar er komt ook weer een moment dat we terug naar kantoor mogen, waarschijnlijk gedoseerd. Welke uitdagingen zie je dan op het gebied van huisvesting, Peter?"

Peter:
"De eerste uitdaging is wie er naar kantoor mag, omdat we nog steeds de anderhalve meter omgeving hebben. Niet iedereen mag zomaar naar kantoor, dus daar moeten afspraken over worden gemaakt. En een andere uitdaging in projecten is dat we een veranderende omgeving hebben die we moeten laten landen in de kantooromgeving. Dit is best lastig, en ik denk dat we daar met wat pilots moeten gaan experimenteren om te zien wat werkt en wat niet."

Jan Pieter:
"Kun je een voorbeeld noemen van zo'n pilot, Klaas Jan?"

Klaas Jan:
"Een voorbeeld van zo'n pilot is bijvoorbeeld een videoruimte die multifunctioneel gebruikt kan worden door meerdere ambtenaren. Hierbij kun je vergaderen met mensen die thuis zijn en deels op kantoor, wat een hybride vorm van vergaderen mogelijk maakt. Deze ruimte kan ook gebruikt worden om vlogs op te nemen. Dit is niet gericht op een specifiek organisatieonderdeel, maar is voor iedereen te gebruiken."

Peter:
"Als aanvulling daarop, we zijn nu bezig om op centrale locaties rijksontmoetingspleinen te ontwikkelen. Dit zijn ruimten waar elke ambtenaar naar binnen kan, ongeacht of het hun standplaats is of niet. Dit moet helpen om de drempels voor onderlinge ontmoetingen in de panden te verkleinen."

Jan Pieter:
"Zie je nog andere uitdagingen als gevolg van Corona, Klaas-Jan?"

Klaas Jan:
"Wat lastig is, is de anderhalve meter werkelijkheid. Die gaan we straks loslaten. We gaan weer naar kantoor, als het goed is, als iedereen gevaccineerd is. Dus hoe gaan we in de toekomst anticiperen op een mogelijke volgende pandemie? Gaan we anders om met ingangen, uitgangen en de routing in kantoren? Veel kantoren zijn nu ingericht op een logistiek waar mensen elkaar kunnen kruisen, maar misschien moeten we rekening houden met eenrichtingsverkeer in de toekomst."

Peter:
"Ja, ik hoop echt dat we dit niet nog eens meemaken op deze manier, zodat we niet de hele architectuur aanpassen op basis van de anderhalve meter. Naar mijn mening is dat geen menselijke maat om architectuur te bedrijven. Dus ja, ik ben het met Klaas Jan eens dat we hierover moeten nadenken. Dit zal waarschijnlijk niet de laatste pandemie zijn, maar ik hoop dat we niet alles moeten gaan vormgeven op basis van anderhalve meter."

Klaas Jan:
"Dat ben ik helemaal met je eens, Peter, maar wat ik bedoel is bijvoorbeeld een gecombineerde in- en uitgang. Als er ruimte is en je gaat een pand opnieuw inrichten, zet het dan iets verder uit elkaar. Maak een grotere hal zodat je de stromen binnen de ontmoetingsruimte en de in- en uitgang van elkaar kunt scheiden. Op die manier kunnen de kantoren gewoon uitgevoerd worden zoals ze altijd uitgevoerd worden."

Jan Pieter:
"Kunnen jullie een aantal ontwikkelingen noemen die door de pandemie in een stroomversnelling zijn geraakt?"

Klaas Jan:
"Een van de ontwikkelingen die je ziet, is de ICT. Er is een enorme stroomversnelling gekomen met bijvoorbeeld thuiswerken, maar ook met het mogelijk maken van vergaderen op afstand. Alle organisaties hikten daar vreselijk tegen aan, er was geen geld en geen aandacht voor. Onder druk van de crisis is dat toch gerealiseerd. Dat is een van de positieve effecten van Corona."

Jan Pieter:
"Peter?"

Peter:
"Ik denk dat, voor Corona, ook al veel mensen wel eens thuiswerkten, maar dat is nu geïntensiveerd. Mensen hebben ook gemerkt dat dit goed werkt. Vergaderen vanaf thuis gaat prima. Dit heeft invloed op reistijd en afspraken en zal impact hebben op de hele vastgoedwereld."

Jan Pieter:
"Dit heeft natuurlijk impact. Wat is jullie persoonlijke visie op de Rijkshuisvesting als gevolg van de Corona crisis, en ook met betrekking tot alle ontwikkelingen die nu aan de gang zijn?"

Klaas Jan:
"Ik denk persoonlijk dat er minder op kantoor gewerkt wordt en er meer ontmoet gaat worden. Er zal meer kantoordeling plaatsvinden. We waren al bezig met rijkskantoren, die niet voor één organisatie zijn maar voor meerdere, vaak nog gescheiden in het kantoor zelf. Ik denk dat dat veel meer in elkaar gaat overlopen. Mensen gaan vaker thuiswerken in de toekomst, wat eerder niet altijd mocht. Vooral mensen met kleine kinderen willen liever naar kantoor, terwijl mensen die thuis de ruimte hebben en geen kleine kinderen dat prima vinden."

Jan Pieter:
"Oh, die vonden dat prima. Zie je ook een tweedeling?"

Peter:
"Ja, maar dat biedt juist kansen. We moeten beide groepen, en eigenlijk alle groepen, de faciliteiten geven om die keuze te maken. Thuiswerken als het uitkomt en naar kantoor gaan als dat beter uitkomt. Voor de coronacrisis waren we bezig met wat ik de werkplekfabrieken noem, maar dat wordt nu anders."

Klaas Jan:
"Corona heeft ons laten zien dat het anders kan. Niet meer de 9 tot 5 mentaliteit, iedereen in de trein, en dan naar je werkplek om je computer aan te zetten. Mensen worden veel bewuster van waarom ze reizen, waar ze naartoe gaan, wat ze nodig hebben, wie ze nodig hebben en hoe en waar ze dat kunnen doen."

Jan Pieter:
"Ja, er lopen pilots en experimenten. Hoe lang gaan die lopen? Is er een blauwdruk te geven voor de komende tien jaar?"

Klaas Jan:
"Er is geen specifieke blauwdruk te geven. We hebben meerdere projecten. Op dit moment ben ik betrokken bij tien projecten en bij acht daarvan gaan we experimenteren. Bijvoorbeeld, ik ben bezig in Utrecht met een gebouw. We zitten nog in de planvormingsfase. Dat is goed, want dan kun je vanaf het begin alles uitdenken en bespreken met alle betrokkenen. We focussen vooral op ontmoetingen en rijksbreed vergaderen. Maar we laten ook burgers toe in het pand tot een bepaalde mate voor mixed use. Je ziet tegenwoordig steeds meer panden die als mixed use worden ingezet. Dit biedt voordelen, zoals het delen van parkeerplaatsen met bewoners in de omgeving, waardoor minder parkeerruimte nodig is. In het weekend en na kantooruren kunnen de parkeerplaatsen deels gebruikt worden door bewoners en overdag door kantoorpersoneel. En we realiseren ook videoruimtes in sommige panden voor gemengd vergaderen, waarbij een deel van de mensen op kantoor zit en een deel thuis."

Jan Pieter:
"Hybride vergaderen?"

Klaas Jan:
"Ja, hybride vergaderen."

Jan Pieter:
"Als ambtenaar kan ik me voorstellen dat al die pilots en experimenten leiden tot nieuwe kaders, beleid, blauwdrukken en lange termijnplannen, die vervolgens weer tot uitvoering leiden. Peter, kun je daar wat over zeggen?"

Peter:
"Ik hoop dat het idee van pilots en experimenteren wordt omarmd. We moeten in acht nemen dat niet alles gaat lukken. Als rijksoverheid moeten we accepteren dat we soms investeren in iets wat mislukt, maar waar we wel van leren. Het mooie van onze positie is dat wij tussen de uitvoering en het beleid zitten. We zien snel als er iets mis gaat in de uitvoering en kunnen dat terugkoppelen aan de beleidsmakers en meedenken over hoe het beleid anders vormgegeven kan worden."

Jan Pieter:
"Klaas Jan, hoe zie je de relatie tussen beleid, uitvoering, pilots en beleid? Zijn er langetermijnplannen voor de komende vijf tot tien jaar of is de feedbackloop korter?"

Klaas Jan:
"Wat wij doen, is terugkoppelen naar onze opdrachtgever over de voortgang van de projecten. Een onderdeel daarvan is het melden hoe de pilot verloopt en zo nodig bijsturing vragen als een pilot een richting opgaat die niet gewenst is. We proberen in principe beleid te maken voor de lange termijn, maar moeten flexibel blijven en inspelen op lokale situaties en de huidige tijdgeest. Het beleid moet op hoofdlijnen zijn, maar met ruimte voor afwijking waar nodig."

Peter:
"Dat klopt, wat Peter zegt. Dat is een goede wisselwerking tussen opdrachtgever en ons. We hebben direct contact met de gebruikers, wat een soort toetsing is van het beleid dat wordt gevormd."

Jan Pieter:
"Met de pandemie zien we dat mensen langzaam weer naar kantoor gaan. Zijn jullie in contact met organisaties die experimenteren met de nieuwe werkelijkheid?"

Peter:
"Ja, binnen onze eigen organisatie zijn we al aan het kijken hoe we het pand gaan gebruiken als het weer opengaat. Hoeveel werkplekken hebben we dan en wie mag er naar kantoor komen? We denken na over teams die voorrang krijgen. Dat geldt voor onze organisatie, maar ook voor alle gebruikers waar we nu voor werken. Ze denken na over hoe het pand te gebruiken, vooral in deze eerste fase."

Jan Pieter:
"Bij het gebruik van het kantoor, richten jullie je dan ook op specifieke activiteiten, zoals meer sociale en groepssessies?"

Klaas Jan:
"Ja, daar houden we zeker rekening mee. Afhankelijk van de organisatie die gehuisvest wordt, gaan we in gesprek over hun wensen en eisen. Voorheen werkten we met een programma van eisen voor de Coronatijd. Dat gaat nu meer fluïde worden. We verwachten meer ontmoetingen, hybride vergaderingen en minder kantoorwerkplekken. Wat betreft wisselwerkplekken, die gaan waarschijnlijk veranderen. Voorheen zat je ergens twee uur en liet je de plek dan leeg voor de volgende gebruiker. Ik denk dat we naar een systeem gaan waarbij je per halve dag of misschien zelfs per hele dag een vaste plek krijgt."

Peter:
"Volgens mij zit niemand de hele dag achter dezelfde werkplek. Op korte termijn denk ik dat we meer technologie gaan gebruiken voor reserveringen. Bijvoorbeeld een app waarmee je zegt: 'Ik wil over twee uur met Pietje vergaderen op die plek.' Dit moet heel laagdrempelig zijn. De technologie is er al, dus we gaan waarschijnlijk meer die kant op."

Jan Pieter:
"Leidinggevenden moeten ook anders omgaan met hun personeel. Ze zien hun personeel niet meer dagelijks. Hoe zorgen we ervoor dat het teamgevoel blijft bestaan en dat niemand onder de radar verdwijnt?"

Klaas Jan:
"Dat is inderdaad een uitdaging. Voorheen zag je misschien niet elke dag elke medewerker. Ik spreek namens Rijksconsultants, waarbij je je eigen manager ook niet altijd ziet. We moeten meer naar output kijken. Leidinggevenden moeten een gereedschapskist ontwikkelen om die connectie met medewerkers te behouden, omdat informele contacten op kantoor georganiseerd of op een andere manier geregeld moeten worden."

Jan Pieter:
"Over het terugkeren naar het werk na de coronapandemie, van thuiswerken naar een hybride werksituatie. Bij Rijksconsultants doen jullie meer dan alleen huisvesting. Kun je daar wat over zeggen, Peter?"

Peter:
"Ik vertegenwoordig hier het onderdeel huisvesting van Rijksconsultants. We zijn met ongeveer tien mensen binnen Rijksconsultants op het gebied van huisvesting, maar de meeste van onze collega's zijn organisatieadviseurs. Zij geven adviezen over hybride werken en zijn betrokken bij het rijksbrede programma voor hybride werken, en leveren ook capaciteit aan individuele organisaties."

Jan Pieter:
"Kunnen jullie tot slot in een korte zin jullie visie samenvatten op de huisvesting van de Rijk voor de komende maanden en jaren?"

Peter:
"Ik denk dat we toegaan naar een hoogkwalitatieve kantooromgeving, duurzamer, gezonder en vooral inspirerender. Die kantoorhuisvesting moet in een omgeving staan waar het echt connectie mee maakt. Kwalitatief moet het voelen alsof je in een maatpak zit, maar met de efficiëntie van een confectiepak. Een uitdaging in vastgoed is om het wendbaar en adaptief te maken voor toekomstige veranderingen."

Jan Pieter:
"Oké. Klaas Jan, hoe kunnen mensen contact opnemen met Rijksconsultants?"

Klaas Jan:
"Dat kan via onze website Rijksconsultants.nl, en je kunt ons ook volgen via onze LinkedIn-pagina."

Jan Pieter:
"Klaas Jan en Peter, bedankt voor dit gesprek."

Klaas Jan:
"Graag gedaan."

Peter:
"Graag gedaan."