Contactpersoon opdrachtgever (SPOC)

De SPOC zorgt er voor dat alle documenten voor het reviewteam tijdig worden aangeleverd en de interviews, die tijdens de review gaan plaatsvinden, worden ingepland.
De contactpersoon heeft regelmatig contact met de opdrachtgever van de Gateway Review en de reviewbegeleider van Bureau Gateway.

Vanuit Bureau Gateway is de SPOC het aanspreekpunt voor de reviewbegeleider en omgekeerd is de SPOC voor de reviewbegeleider het aanspreekpunt.

De SPOC

De SPOC, ook wel Single Point of Contact, is een belangrijke schakel in een Gateway Review proces. Samen met de reviewbegeleider van Bureau Gateway is de SPOC verantwoordelijk voor een adequate ondersteuning, waardoor een Gateway Review succesvol kan verlopen.

De SPOC is de contactpersoon vanuit de organisatie van de opdrachtgever. De reviewbegeleider is de contactpersoon vanuit Bureau Gateway. Het is belangrijk dat het duidelijk is voor de SPOC wat zijn/haar taken zijn en waarom die essentieel zijn voor het Gateway Review proces.

Tegelijkertijd is het voor een goede samenwerking belangrijk dat de SPOC weet wat de rol van de reviewbegeleider is in het proces. Hieronder worden beide aspecten toegelicht.

Wat verwacht de reviewbegeleider van de SPOC?

De SPOC wordt aangewezen door de SRO tijdens de intake of uiterlijk een week daarna. De SPOC moet worden gekozen met een vertrouwen dat hij/zij de taken op tijd kan voltooien. Ook is het belangrijk dat er een SPOC wordt aangewezen die direct contact heeft of kan leggen met alle betrokkenen voor de Gateway Review vanuit zijn eigen organisatie.

De SPOC kan ook wel getypeerd worden als ‘spin in het web’. De SPOC moet namelijk snel kunnen schakelen om de interview- en documentatielijst op te stellen. Het opstellen van deze lijsten wordt gedaan door de SPOC in overleg met de opdrachtgever, omdat de eigen organisatie het best kan inschatten wat er bestudeerd moet worden voor het vraagstuk en welke personen gesproken moeten worden door het Gateway reviewteam.

Voor een goede samenwerking tussen SPOC en reviewbegeleider is het belangrijk dat er tijdig gereageerd wordt op vragen en dat de communicatie op een prettige manier verloopt. Er wordt verantwoordelijkheid en professionaliteit verwacht en enige kennis van het programma of project. Het ‘SPOC-zijn’ is een unieke kans om mee te werken aan een onderzoek ter bevordering van de slaagkans van het programma/project binnen de eigen organisatie. Het is daarnaast ook een uitstapje om personen uit een andere organisatie te ontmoeten.

• De interviewlijst, documentenlijst en de documenten worden ruim vóór de Assessmentmeeting geüpload. Documenten worden in PDF-vorm en in dezelfde volgorde als de documentenlijst geüpload in de reviewruimte door de SPOC. De exacte deadline daarvoor wordt afgestemd tussen SPOC en reviewbegeleider.
• De planning en het sturen van de uitnodigingen voor de interviews wordt gedaan door de organisatie van de opdrachtgever. De SPOC doet dat zelf of zorgt ervoor dat dit opgepakt wordt door een andere medewerker van zijn/haar organisatie (de SPOC blijft dan ook de contactpersoon).
• Tevens vragen wij van de SPOC om ruim voor de start van de Reviewweek de factuurgegevens aan te leveren bij de reviewbegeleider.
• Het is belangrijk dat de SPOC aanwezig kan zijn tijdens de Assessmentmeeting, Planningsmeeting en dat hij/zij tijdens de Reviewweek klaar kan staan voor vragen van het reviewteam.

Samengevat: dé contactpersoon vanuit de SRO organisatie die garant staat voor een goede voorbereiding vanuit de organisatie van de opdrachtgever.

Wat mag de SPOC verwachten van de reviewbegeleider?

Nadat de SPOC is aangewezen door de opdrachtgever, krijgt de SPOC een uitnodiging van de reviewbegeleider voor een zogenaamd ‘SPOC-gesprek‘. De reviewbegeleider zal voorafgaand aan dit gesprek de relevante documentatie voor het Gateway Review proces sturen. De SPOC kan zich zo alvast een beeld vormen van het Gateway Review proces.

De SPOC en reviewbegeleider zullen tijdens het SPOC-gesprek met elkaar kennismaken en de documenten doorlopen. Het is een informeel gesprek, waar duidelijk uit naar voren moet komen wat de taken van de SPOC en wat de taken van de reviewbegeleider zijn. De SPOC moet na afloop van dit gesprek vertrouwen hebben om het proces aan te gaan in samenwerking met de reviewbegeleider.

De SPOC mag gedurende het proces verwachten van de reviewbegeleider dat hij/zij goed te bereiken is voor hulpvragen, op een collegiale manier. De SPOC mag er ook vanuit gaan dat de reviewbegeleider professioneel zijn taken uitvoert, en dat de begeleider goed contact houdt met het reviewteam.

De SPOC mag weten dat er wekelijks een begeleidersoverleg plaats vindt waar de voortgang van de reviews wordt besproken. De SPOC mag uitgaan van een vertrouwelijke relatie tussen SPOC en reviewbegeleider.

• De reviewbegeleider maakt na de Intake “de opdrachtbevestigingsbrief”.
• De reviewbegeleider stelt het reviewteam samen en laat dit z.s.m. weten aan de SPOC en/of SRO.
• De reviewbegeleider zorgt ervoor dat de SPOC en alle leden van het reviewteam toegang hebben tot de reviewruimte.
• De reviewbegeleider zorgt ervoor dat de meetings worden ingepland die nodig zijn voor het Gateway Review proces.
• De reviewbegeleider stuurt voorafgaand aan de Assessmentmeeting en Planningsmeeting de agenda en bijlagen aan de deelnemers.
• De reviewbegeleider maakt na de Assessmentmeeting “De concept vraagstelling”.
• De reviewbegeleider maakt na de Planningsmeeting “De definitieve vraagstelling”.
• De reviewbegeleider onderhoudt regelmatig contact met de SPOC om de voortgang te monitoren en te helpen bij vragen.
• De reviewbegeleider onderhoudt het contact met het reviewteam voorafgaand aan de Reviewweek.
• De reviewbegeleider bewaakt het proces en zorgt ervoor dat alle zaken op tijd en kwalitatief goed geregeld zijn.

Samengevat: dé contactpersoon vanuit Bureau Gateway die garant staat voor een goede voorbereiding vanuit Bureau Gateway.