Rolswitch in je werk: de drie belangrijkste inzichten van de Rijksconsultants profmiddag

Nieuwsbericht | 03-12-2024 | 16:38

‘Wat bepaalt of een opdracht succesvol is geweest?’, vraagt Dees van Oosterhout. Met de zaal discussieert ze wat over de verhouding tussen inhoud en relatie. Dan citeert ze een onderzoek van Nyenrode: het succes van een opdracht wordt voor 80% bepaald door de relatie en voor 20% door de inhoud. ‘Dat betekent dat je linksom of rechtsom iets met die betrekkingen moet’, concludeert Dees. En wat kan betrekkingen maken of schaden? Je voelt hem al aankomen: het weten innemen van de juiste rol.

Als lijnen tussen rollen vervagen

Rijksconsultants vervullen vaak verschillende rollen, van procesbegeleider tot projectleider tot manager. Soms ook tegelijk, als de opdracht daarom vraagt. De lijnen en verschillen tussen de rollen kunnen dan vervagen. Dat kan een valkuil zijn. Dees daagt de zaal uit: ‘Wat is het belangrijkste verschil tussen een procesregisseur en een projectleider?’ Er klinken wat antwoorden, maar het duurt even voordat Dees het antwoord hoort waar ze naar op zoek is. Namelijk: een procesbegeleider is neutraal en een projectleider niet. Dus ook al kunnen deze rollen in de praktijk soms in elkaar overlopen, de basishouding is bij beide rollen fundamenteel verschillend.

Het is een voorbeeld waarmee Dees schetst waarom het zo belangrijk is om bewust je rol te definiëren. Want wat gebeurt er als je niet bewust of expliciet een rol inneemt? Dan wreekt het zich op een of andere manier later in de opdracht. Herkenbare materie voor de meeste rijksconsultants in de zaal.

De juiste rol bepalen

Hoe zorg je dan dat je de juiste rol inneemt? Dit is de centrale vraag van Dees’ presentatie tijdens de profmiddag. Ze legt uit hoe ze zelf te werk gaat, van pas ja zeggen tegen een opdracht als die helemaal helder is tot jezelf de ruimte geven om je te hernemen. Dit zijn haar drie belangrijkste inzichten om je rol te bepalen.

1. Durf de tijd te nemen om de opdracht helder te krijgen en impliciete verwachtingen op tafel te krijgen.

Bezint eert ge begint. Welbekende spreuk, maar soms lastig om toe te passen. Zeker als een opdrachtgever staat te trappelen om aan de slag te gaan. Zelf neemt Dees echt de tijd om een zogenaamde strategische verkenning van de opdracht (svo) te doen, waarbij ze alles in kaart brengt. Problemen, doelen, afhankelijkheden, partners, belangen, dilemma’s, en niet te vergeten: de impliciete verwachtingen van de opdrachtgever. Soms betekent dat een paar stappen terug doen omdat er toch nog en proces nodig is voor het project van start kan. Zie daar het belang van de tijd nemen. Voor je het weet zit je te trekken aan een project wat eigenlijk een proces had moeten zijn.

2. Kus de hekken wakker die om een opdracht heen staan.

Dit is volgens Dees de meest cruciale stap om je rol te bepalen. Ze merkt in haar werk een tendens om ‘naar buiten te gaan’, burgers te betrekken bij besluitvorming. Een mooie beweging. Maar waar veel opdrachtgevers zich niet bewust van zijn, is de verwachting die ze daarmee creëren bij mensen dat hun input de besluitvorming zal beïnvloeden. Waar opdrachtgevers zich soms ook niet van bewust zijn, is in hoeverre er ‘hekken’ om de opdracht heen staan en ze eigenlijk geen ruimte hebben voor de input van buiten. Deze onzichtbare hekken moeten zichtbaar gemaakt worden, wakker gekust. Vraag daarom aan de opdrachtgever: ben je bereid om die verwachtingen waar te maken? En afhankelijk van de uitkomst, bepaal je de kaders en de bijpassende rol.

3. Durf te bevragen of een opdracht op het juiste niveau is belegd.

Een van de rollen die rijksconsultants hebben is: de externe blik. Juist door die externe blik, kunnen zij kritisch kijken naar de opdracht maar ook hoe de besluitvorming rond een opdracht is geregeld. Anders gezegd: is de opdracht op het juiste niveau belegd, zodat op belangrijke momenten de juiste knopen doorgehakt kunnen worden? Het vergt zeker wat lef om op tafel te leggen bij de opdrachtgever: ik weet niet of de opdracht wel op het juiste niveau is belegd. Maar het is soms echt nodig.

Deelnemers aan de profmiddag zeggen:

“Vooral de vraag ‘is de opdracht op het juiste niveau belegd en is de opdrachtgever bevoegd om de nodige knopen door te hakken?’ vind ik heel herkenbaar en behulpzaam.”

“Hoe bewaar je, als rijksconsultant, de blik van de buitenstaander? Dit soort sessies helpen mij, helpen ons, daar heel erg bij. Weer even uitzoomen en kijken: welke lessen kunnen we destilleren uit deze opdracht, voor onszelf, de opdrachtgever, en de overheid als geheel? Want daar willen we uiteindelijke aan bijdragen: een overheid die leert.”

“Het is zo makkelijk om bij de start van een opdracht mee te gaan in de energie, of zelfs haast, van een opdrachtgever. Een sessie als deze bevestigt voor mij weer de waarde van echt de tijd durven nemen om de opdracht helder te krijgen, zodat je niet halverwege de opdracht vastloopt of niet tot een bevredigend resultaat kunt komen.”

Dees van Oosterhout Dees van Oosterhout is zelfstandig adviseur en eigenaar van de Van Oosterhout Adviesgroep. Ze heeft een omvangrijke carrière in procesbegeleiding. Haar boek ‘Rolswitch’ werd door de Ooa in 2023 verkozen tot Boek van het Jaar.