MDT: Verschillende expertises inzetten voor hetzelfde doel
De inzet van multidisciplinaire teams (MDT) is een van de pijlers van de inzetstrategie van I-Interim Rijk. Een multidisciplinair team streeft een gezamenlijk doel na, maar de expertises zijn verdeeld. Het agentschap Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL) vroeg aan I-Interim Rijk ondersteuning om de informatiehuishouding op orde te brengen. Als antwoord ging bij RBL een team van deskundigen aan de slag die nooit eerder hadden samengewerkt. Wat hebben ze daar gedaan? En hoe was die samenwerking?
Marieke van der Putten, Hendrik Schuthof en Rick Vrouwenvelder vormden samen dit multidisciplinaire team. Marieke is projectleider bij I-Interim Rijk, Hendrik en Rick zijn informatiespecialisten vanuit RvIHH (Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding). Het team wordt waar nodig verrijkt met I-Interim Rijk-architect Klasien Postma. Na ruim een jaar van hechte samenwerking vertrok Marieke begin vorige maand naar een ander project. Onder het genot van een kop koffie kijken zij terug op hun samenwerking.
Samenstelling
Marieke, Hendrik en Rick gaan gemoedelijk met elkaar om. In het interview vullen zij elkaar aan, vangen enthousiast vliegen af, en maken al met al een harmonieuze indruk. Toch kenden ze elkaar niet voor zij gingen samenwerken. Marieke werd gevraagd voor deze klus via I-Interim Rijk. Hendrik kwam erbij op suggestie van de IHH-coördinator en een collega, legt Marieke uit. “Iemand zei ‘dat is een goeie’, we maakten kennis en de volgende dag werkten we samen.” Rick sloot later aan bij het project. Eerst om mee te lopen en de organisatie beter te leren kennen. Toen bleek dat hij een waardevolle aanvulling was, werd RBL verzocht of hij formeel aan het team toegevoegd mocht worden. Dat mocht.
Open overheid
RBL is een jong agentschap dat op 1 januari 2024 zijn eerste verjaardag vierde. Het bestaat uit Rijksbeveiliging RBO en Rijkslogistiek IPKD. I-Interim Rijk kreeg het verzoek om bij RBL de informatiehuishouding op orde te brengen, binnen het programma Open Overheid. Daarvoor werd een team van deskundigen samengesteld die elkaar aanvullen. Multidisciplinaire teams bepalen altijd eerst of er al een beproefde, passende aanpak is die zij kunnen gebruiken. Die manier van werken past goed bij een team dat de dingen het liefst zo eenvoudig mogelijk houdt, zegt Hendrik. “Minimale inzet met een maximale uitkomst.”
Informatiebeheer
Het doel van multidisciplinaire teams is de organisatie op gang te helpen en het werk zo snel mogelijk over te dragen aan de staande organisatie, legt Marieke uit. Bij RBL deden ze dat onder andere met workshops om informatiehuishouding onder de aandacht te brengen en de kennis over het onderwerp te borgen. Rick: “Een van de dingen die we aan de workshopdeelnemers vroegen, is dat ieder team een informatiebeheerder aanstelt. Dat is iemand die zich verantwoordelijk voelt voor de manier waarop het team met informatie omgaat. Die anderen aanspoort om schijven op te schonen, om digitale informatie te archiveren of te verwijderen. Maar die ook checkt hoe het team digitaal samenwerkt in documenten en waar ze informatie opslaan.”
Een fijne club
Dat zijn allemaal zaken die onder informatiehuishouding vallen, net als de vindbaarheid van documenten en het gelijksoortig benoemen van gelijksoortige documenten. Voor RBL heeft het team basisregels opgesteld, die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. “In de workshops werkten we met voorbeelden uit de praktijk,” vervolgt Rick. “Het is voor de RBL-ers leuk om te praten over hun werk en voor ons leuk om zo inzicht te krijgen in de organisatie.” Het team heeft RBL leren kennen als een informele, praktische organisatie waar mensen werken met een eigen gevoel voor humor. “Marieke geeft aan: “Een hele fijne club om voor te werken.”
Beheerplan
Informatiespecialisten Hendrik en Rick werken nu aan een informatiebeheerplan voor RBL. Het Rijksprogramma Open Overheid en de kaders van BZK worden door het team vertaald naar die van RBL, op taakniveau. Hendrik zegt: “Wij analyseren de naleving op de informatiewetgeving, dat noemen we een informatieanalyse of compliancyanalyse. Die beschrijft de wet- en regelgeving die raakt aan informatiestromen in werkprocessen. Denk aan de Archiefwet, de AVG en de Woo.” Hendrik werkt met de selectielijst van BZK, een indrukwekkend spreadsheet waar alle papieren en digitale documentsoorten in staan, met de afzonderlijke regels voor vernietiging en archivering. Hij vertaalt deze naar de praktijk van RBL.
Kriebels
Hendrik houdt van structuur en ordenen. Marieke is meer van de grote lijnen. “Ik vond het fijn om met Rick en Hendrik te werken, want ze zijn goed in wat ze doen. Ze zijn specialisten die de diepte ingaan, die van details houden. Ik zorgde voor de aanpak en planning van het project en het leggen van de meeste contacten binnen en buiten RBL. Als projectleider zorgde ik voor de voortgang op de verschillende werkzaamheden die zijn beschreven in het uitvoeringsplan. Ik bewaakte en stuurde de voortgang van het project en stelde onder andere de voortgangsrapportages op.”
Rick houdt ervan om zaken van meerdere kanten te bekijken en dan is het handig om met meerdere mensen samen te werken. “Ik zou niet graag ergens alleen zitten achter mijn laptop. Dit is echt een verrijking.” Hendrik kijkt naar Marieke en zegt: “Als ik mensen zou moeten verbinden of opjagen zoals zij doet? O nee. Laat mij maar lekker aan de inhoud, zoals een informatiebeheerplan werken.”