Betere informatiehuishouding door recordkeeping informatics
Hoe maak je het opslaan en bewaren van informatie deel van het primaire proces? Het model recordkeeping informatics zet overheden aan het denken over een meer duurzame inrichting van hun informatiehuishouding.
Dat blijkt uit de discussies tijdens de tweede Kennissessie van I-Partnerschap ‘Een betere informatiehuishouding met recordkeeping informatics?’ op 27 juni. Ruim dertig informatieprofessionals van verschillende overheidsorganisaties buigen zich over het model, en of het te implementeren is bij het Rijk.
Metadatastandaarden
Professor dr. Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam, is dé expert in ons land als het gaat om recordkeeping informatics. Hij legt uit hoe het van oorsprong Australische model expertise en methoden op het gebied van metadatastandaarden combineert met naleving van wet- en regelgeving, zoektoegankelijkheid, langetermijnbewaring en beveiliging van digitale gegevens.
Maar recordkeeping informatics is niet zomaar uit te rollen, stelt Jeurgens. “Het is een vorm van denken. Er is een mindset nodig om dingen anders te doen, die al heel lang binnen een organisatie op dezelfde manier worden gedaan.”
Recordkeeping informatics heeft uiteindelijk als doen om informatie op te slaan en te bewaren als deel van het primaire proces. Daarom moeten we het volgens Jeurgens dan ook niet als apart onderdeel benaderen. “We moeten echt verbinding maken met de business. Het gaat om samenhang van alle aspecten van beheer en gebruik: waar worden de records voor gemaakt, wat is het uiteindelijke doel?”
Context van data
Die samenhang is nu in de praktijk nog ver te zoeken, stelt Jeurgens. “Organisaties zijn zo ingericht dat archiefbewaarplaatsen ver zijn verwijderd van de mensen die de records creëren. Ook is er sprake van lineair denken. Informatie wordt gegenereerd, gebruikt en daarna gearchiveerd of vernietigd. Die cyclus past niet meer bij de huidige werkelijkheid. Juist de context van de data die gecreëerd wordt is belangrijk. “Metadata bepalen de betekenis van de informatie We moeten vooraf al bij het creëren van records nadenken wie wat bewaart en waarvoor. Wat zijn de behoeftes van de gebruikers, makers en breder van de samenleving. Als je niet al deze stakeholders meeneemt, kun je de informatiecultuur niet aanpassen. Recordkeeping is dan ook geen doel op zich, maar een middel om een bijdrage te leveren aan een samenleving, waarin de rechten voor iedereen gewaarborgd zijn.”
Meerwaarde van het model
Het model kan zeker een goede bijdrage leveren, stelt Frank de Jooden, onderzoeker bij het lectoraat digital business and society van hogeschool Windesheim. Zijn studenten vinden informatiehuishouding maar ingewikkeld. “Daar kan recordkeeping informatics wel bij helpen. We moeten dan het curriculum wel updaten.” Ook Paulien van der Hoeven, programmamanager van BZK Transparant, ziet wel meerwaarde voor het model. “We hebben te maken met meerdere bronnen, zoals Whatsapp, mail, DMS, internet, maar ook met verschillende bewaartermijnen en conflicterende doelen. Hoe gaan we de berg informatie schiften? Het model kan helpen om dit te ondervangen.”
Er moet wel gewerkt worden met standaarden, is een reactie uit de zaal. Daar is Van der Hoeven het mee eens. “Om een betrouwbare overheid te hebben, moeten we communiceren over gelijke
definities.” Maar vooral het gedrag staat voorop. “Goed omgaan met informatie hoort in de gereedschapskist van de medewerker, het is een basisvaardigheid”, aldus De Jooden.
Hoe dan ook, er is verder onderzoek nodig om meer onderbouwing te krijgen voor het model, besluit Jeurgens. “Recordkeeping informatics is een basis om om na te denken over hoe je je informatiehuishouding duurzaam kunt inrichten. Laten we daarmee vandaag nog beginnen.”