'Vertellen dat je innovatief werkt, dwingt je het te doen'
Leergierig en ambitieus. Zo kun je Milou Schelling-Bakker, oprichter van het iLab (O&P Rijk), omschrijven. Tijdens update-sessies van de innovatiemanagementopleiding valt ze op. Een sportief, opgeruimd type met vrolijke krullen en een wakkere blik. Ze is opmerkzaam, en in discussies net zo scherp als met haar pen. Ze praat niet alleen over innoveren, ze brengt het al jaren in de praktijk. Je vraagt je bijna af: wat doet zij hier? Toch heeft de opleiding Innovatiemanagement voor Overheidsprofessionals van Innoveren met Impact haar veel gebracht. Milou vertelt.
‘Ik ben in het innovatievak gerold,’ zegt Milou lachend. Na de middelbare school had ze een kort avontuur met Europese studies, switchte ze naar Politicologie en studeerde af op Internationale Betrekkingen. ‘Een baan bij Buitenlandse Zaken leek me wel wat. En ik wilde iets met techniek. Maar daarin zag ik mezelf niet excelleren. Ik heb nog even in de journalistiek gewerkt, schrijven vond ik altijd al heel erg leuk. Op een gegeven moment kruiste een oproep voor een coding bootcamp mijn pad. Die waren toen hip. Ik schreef me direct in, leren programmeren leek me supergaaf. Eindelijk iets creatiefs en praktisch na die wetenschappelijke studie. Dat inspireerde me zodanig dat ik er meer mee wilde. Hoe of wat wist ik nog niet. Meestal kijk ik waar de energie zit en pak ik de kansen die op mijn pad komen. Als die er niet zijn, maak ik ze wel. Ik voelde heel sterk dat ik een brugfunctie tussen business en IT wilde en solliciteerde bij P-Direkt naar een baan als junior developer. Edgar Heijmans, de toenmalige directeur, zette me op een project voor een kennisplatform voor Rijks-i-professionals (SCIO). Dat was geweldig. Ik leerde er veel over productontwikkeling, product ownership, hoe je organisaties meekrijgt, teams opzet en ontwikkelt.’
Van schetsen naar sturen
Het project werd een succes en was, terugkijkend, goed voor Milou’s ontwikkeling en overheidsnetwerk. ‘Ik zag steeds meer goede ideeën voorbijkomen. Onze aanpak van snel aan de slag gaan met een goed idee, de waarde testen en experimenteren bleek succesvol. Wij dachten: dit moeten we vaker doen. Edgar gaf me de kans een team op te richten. Ik toog naar de tekentafel en keek wat de organisatie nodig had. Al gauw had ik een ruwe schets voor het iLab: een multidisciplinair team dat creatieve methoden en experimenten boost. Strategisch innovatiemanagement waren we nog niet zo mee bezig. Het team was een experiment an sich. Na drie jaar trial and error werd de noodzaak van sturen op innovaties duidelijker. Tot dan toe innoveerden we vooral op aanvraag. Zo ontstond er een samenraapsel van innovaties. Dat kon duurzamer, slimmer. Daarvoor had ik handvatten nodig. Toen vertelde Floor Kloosterman me over de opleiding innovatiemanagement. Daar vond ik wat ik nodig had: de innovatiemanagementtheorie, de Innovatie Maturity Scan, een netwerk van ervaren overheidsinnovators om mee te sparren en praktische handvatten.’
Scannen en doorpakken
‘In 2022 voerde ik in het kader van de opleiding een Innovatie Maturity Scan uit bij P-Direkt. Dat deed ik met Matthias Mensink (RVIG) en Raoul Zonnenberg (I-Interim Rijk). Voor de scan gingen we in gesprek met de directie, clustermanagers, teamleiders en -coördinatoren. Eerst vroegen we naar hun definitie van innovatie. We kregen meteen zes verschillende antwoorden. Dat innovatie nodig is, was duidelijk, maar hoe we daar gestalte aan gaven waren we nog niet ver genoeg mee. Aan de wil lag het niet. Je moet begrijpen dat P-Direkt (nu O&P Rijk) een organisatie is die zorgt dat 160.000 ambtenaren op tijd hun salaris ontvangen. Als in dat proces iets misgaat, moet alles daarvoor wijken. Ook innovatie. De uitkomsten van de scan legde zulke zaken heel mooi bloot. Dat leidde tot open en eerlijke gesprekken. Men maakte zich kwetsbaar. Dat was heel bijzonder. We gingen echt de diepte in. We voerden discussies over hoe innovatief je als overheidsorganisatie moet willen zijn. Het proces van de Innovatie Maturity Scan bracht veel helderheid en leverde waardevolle inzichten op.’
Storytelling is key
Ten tijde van de Innovatie Maturity Scan bevond P-Direkt zich in een fusietraject om op te gaan in O&P Rijk. Als innovatieteam zagen we dit als een mooie kans om door te pakken op het vlak van innovatiemanagement. Met de komst van O&P Rijk werden we namelijk onderdeel van dé grootste HR-serviceverlener van de Rijksoverheid. Een organisatie met heel veel ambitie, maar ook nieuw, en dus 'in opbouw'. Je zou kunnen verwachten dat een nieuwe organisatie zich eerst richt op de veelgenoemde 'basis op orde'. In zo’n geval krijgt innovatie vaak geen prioriteit. Achter de schermen zijn we daarom hard aan het werk gegaan om alle lagen van de organisatie mee te nemen in de belangrijke rol die innovatiemanagement hier juist wél in kan spelen. Het resultaat was een keynote met voor ieder wat wils. Voor de wat ‘blauwere’ mensen informatie over hoe een innovatiemanagementsysteem werkt, en voor anderen meer concrete voorbeelden van de manier waarop wij als organisatie zichtbaar invulling geven aan innovatiemanagement. Voorbeelden hiervan zijn de inspiratieslides over de community van Innovation Drivers (ID’ers) en de bijbehorende meet up space: een fysieke ruimte waar we innovatie binnen O&P Rijk tastbaar maken en dichterbij brengen. Hiervoor putten we onder andere uit de Handreiking Innovatiemanagement en het Stappenplan Innovatieprojecten (StIP). Mooie, flexibele documenten die je helpen om innovatiemanagement aan te laten sluiten bij de context van jouw overheidsorganisatie. Het is erg belangrijk om die eigenheid erin te brengen. In de opleiding leer je dat innovatiemanagement begint bij de commitment van de directie en valt of staat bij het draagvlak in je organisatie. Storytelling is erg belangrijk om samen aan de slag te gaan met innovatiemanagement, het innovatieverhaal moet passen bij de context van je organisatie. iLab wil dat – dit klinkt misschien utopisch - innovatiemanagement iets van de hele organisatie wordt. En wij kunnen het aanjagen en ondersteunen. Met onze keynote hebben we een krachtig verhaal in handen over hoe we als organisatie effectiever kunnen innoveren. Er zijn veel iteraties en gesprekken met directieleden overheen gegaan, maar het resultaat mag er zijn. Het wordt supergoed ontvangen. Binnen O&P Rijk voelt iedereen urgentie van innovatie en ziet men het nut van innovatiemanagement. En met behulp van mijn team weten steeds meer collega’s op diverse lagen hoe het voor hen kan werken en wat het betekent voor hun eigen organisatieonderdeel en rol,’ vertelt Milou enthousiast.
Innovatie in het DNA
‘Innovatie moet meer verweven raken met het DNA van O&P Rijk. Uiteindelijk willen we de organisatie efficiënter maken. Dat kan met hulp van innovatiemanagement. Vanuit de innovatiemanagementtheorie gezien begin je dan bij de clusters Leiderschap en Cultuur. Tegelijkertijd kijk je naar de middelen, processen en mensen. Dat lijkt misschien overweldigend, maar een innovatiereis kan in kleine stappen beginnen. Vanuit iLab verkondigen we bijvoorbeeld overal dat je innovatie op organisatieniveau moet aanpakken en meetbaar moet maken. Dat dwingt ons team om zelf ook innovatief te blijven. We innoveren, doorleven nieuwe oplossingen, kijken of ze werken en echt iets toevoegen. Wat we leren uit deze mini-innovaties wordt geborgd. Die kennis helpt weer bij het bouwen aan businesscases voor grotere innovaties. Evalueren is in dat proces enorm belangrijk. Daarom kijken we om de paar maanden welke vernieuwingen echte waarde toevoegen en hoe we onze voortgang kunnen borgen. Hierin zijn klantgesprekken erg belangrijk. We willen graag weten hoe zij onze rol in hun verzoek ervaren. Deze manier van kennis borgen en samen leren is echt iets nieuws. In het team reflecteren we veel op onze activiteiten. Dat heeft ons een goed werkproces opgeleverd, er zit rust in. Kijk, ad hoc en op aanvraag werken is niet per sé slecht. Maar in the end wil je een duurzaam, toekomstbestendig werkproces. Daarvoor is sturing nodig. Innovatiemanagement helpt innovatie uit de experimentele hoek halen en er een stabiele ruimte voor te creëren. Zonder in te leveren op efficiëntie. Dat is winst voor je organisatie én klanten. Door vraagstukken in co-creatie oppakken kun je laten zien: dit is onze werkwijze, hier geloven we in. Tegelijkertijd toon je aan hoe je van het proces leert en erop itereert. Dat werkt aanstekelijk. Binnen O&P Rijk merken we dat er steeds meer ruimte ontstaat voor innovatie. En dat sluit perfect aan bij de innovatieve ambities van onze organisatie.’
3 tips van Milou
- Innoveer in kleine stapjes en meet wat je doet. De kennis die je opdoet helpt bij het bouwen van een businesscase voor grotere innovaties.
- Maak de theorie van innovatiemanagement ‘eigen’ voor jouw organisatie. Hiervoor kun je putten uit de Handreiking Innovatiemanagement en het Stappenplan Innovatieprojecten. En maak een vliegende start door de opleiding Innovatiemanagement voor Overheidsprofessionals te doen.
- Zorg voor commitment van de directie en draagvlak in je organisatie. In co-creatie innoveren helpt daarbij. Zo kun je direct laten zien wat het effect van innovatie is.