Met innovatiemanagement tackelen we de toekomst

Nieuwsbericht | 11-10-2023 | 08:00

Over FMHaaglanden FMHaaglanden (FMH) is de grootste facilitair dienstverlener van het Rijk en werkt elke dag aan een prettig werkklimaat en goede voorzieningen voor 40.000 rijksambtenaren in Den Haag. FMH houdt de markt scherp in de gaten voor ontwikkelingen en innovaties die de werkervaring en dienstverlening kunnen verbeteren. En onderzoeken en testen voortdurend welke innovaties werk- en bruikbaar zijn voor de Rijksoverheid. Zó innoveren en verbeteren ze onze werkomgeving én verbeteren ze de publieke dienstverlening. Meer weten? Kijk op de website van FMHaaglanden.>

‘Er bestaan verschillende soorten innovaties. Technologische en sociale. Wat AI betreft zien we nu nog maar het topje van de ijsberg. In de begindagen van het internet waren websites een soort digitale folders. Tegenwoordig bestaan er miljoenen bedrijven waarvan we het bestaan toen niet eens konden verzinnen. Disruptieve technologieën worden eerst ontwikkeld om een probleem op te lossen. Je wilt bijvoorbeeld niet zoveel geld kwijt zijn aan het versturen of drukken van folders, dus je zet ze op een digitaal platform. Wat je dan nog niet ziet is hoe die technologie zich verder gaat ontwikkelt. Spotify heeft in combinatie met de smartphone de walkman, discman en de latere iPod overbodig gemaakt. Dat is waar we nu ongeveer staan met AI. We zien de potentie, maar waar het ons brengt is nog maar de vraag,’ zegt Harm ernstig.

Meer oplossingen, meer vragen

Hij schikt zijn bril en gesticuleert om de omvang en snelheid van technologische ontwikkelingen te illustreren. ‘AI is zo veel meer dan ChatGPT. Het is een technologie die onze manier van leven en werken ingrijpend gaat veranderen. De vraag is niet of, maar hoe? Als overheid moeten we scherp blijven kijken naar deze ontwikkelingen. Onze werkomgeving heeft baat bij digitale innovatie, het helpt ons slimmer werken. Er bestaan tal van tools die ons werk kunnen vereenvoudigen. Bijvoorbeeld AI-tools die callcenters helpen bij de verslaglegging van audio- en tekstgesprekken. Ontzettend handig, zo neem je medewerkers een saai en tijdrovend klusje uit handen. Of neem nou Google’s Alpha Fold. Dat is een tool waarmee in beeld wordt gebracht hoe eiwitten zich vouwen. Deze tool heeft inmiddels 200 miljoen voorspellingen gedaan die wetenschappers gebruiken om, sneller dan ooit tevoren, medicijnen te ontwikkelen. Fantastisch, maar hoe foutgevoelig is de AI? En wie heeft toegang tot deze data? Dat zijn enorm belangrijke vragen. De keerzijde van de munt is dat er werk uit handen wordt genomen bij mensen die het wel nodig hebben. Hoe vul je de vrijgekomen tijd in? AI is in dit voorbeeld een handige oplossing, maar dwingt je ook om de inhoud van het werk en de processen opnieuw te bekijken. Er heerst krapte op de arbeidsmarkt. Aan ons de taak om scherp te kijken naar hoe digitalisering ons werk prettiger kan maken en tegelijkertijd bijdraagt aan een acceptabele werkdruk. De realiteit is dat je niet alles kunt oplossen met technologische snufjes. Innovatie beperkt zich niet tot technologie, er zit een sterk sociaal element in.’

Socialer door Tech

Technische en sociale innovaties gaan vaak hand-in-hand. Hoe kun je nieuwe toepassingen inzetten om dienend te zijn aan medewerkers en burgers? Harm ziet kansen: ‘Een softwaresysteem is wezenlijk anders dan een sociaal systeem. Het voelt niet. Maar een softwaresysteem kan wel dienend zijn aan onze sociale systemen. We nemen onze werkplek als voorbeeld. Je hebt neurotypische mensen, maar ook ambtenaren met ADD, autisme of dyslexie. De meeste fysieke of digitale werkomgevingen houden geen rekening met de verschillende behoeften van deze mensen. Er zijn bedrijven die met technologie verschillende sferen in gebouwen brengen, bijvoorbeeld door de lichtkleur en -intensiteit af te stemmen op de werkplek. Zo kun je werkplekken toegankelijker en teams neurodiverser maken. En de verschillende perspectieven samen kunnen een enorme verbetering betekenen voor bijvoorbeeld overheidswerk. Het helpt groepsdenken voorkomen en onze product- en dienstenportfolio inclusiever maken.’ 

Wat is een kantoor?

Sinds de coronapandemie werken mensen veel meer thuis. En dankzij technologische ontwikkelingen hoeft men - tenzij een fysieke ontmoeting écht nodig is, de aard van het werk of het van bovenaf wordt geëist - niet per sé naar kantoor. Je kunt elkaar immers online ontmoeten. De functie van een kantoor verschuift van vaste werkplek naar ontmoetingsplaats. Hoe kan de overheid hierop inspelen? ‘Human Centered Offices zijn een interessante ontwikkeling. Bij het Rijk leerden we door het programma Hybride Werken al dat ambtenaren meer autonomie en flexibiliteit willen. Maar, je wilt mensen ook af en toe op kantoor zien. Dat houdt in dat je het kantoor commute worthy moet maken. Een innovatieve ontwikkeling op dit vlak is het delen van voorzieningen in je gebouw met de buurt en zo de omgeving van het gebouw onderdeel te maken van je gemeenschap. Een grote vergaderzaal kan bijvoorbeeld ’s avonds gebruikt worden als dansschool. De onverwachte ontmoetingen die hierdoor ontstaan kunnen zorgen voor meer binding met de maatschappij en creativiteit. Stel je voor dat je een lokale werkplek boekt via Spotify, je playlist daar deelt, en door gemeenschappelijke interesses iemand van buiten ontmoet die met een inspirerende gedachten op het pad zet voor een toffe innovatie? Dat dit soort technologische ontwikkelingen mogelijk worden of al zijn daagt ons uit om het hele idee van wat een werkplek of kantoor is onder de loep te nemen,’ aldus Harm.  

Tech mag tijd kosten

‘Een ding dat me bij is gebleven van TNW is dat Tech tijd mag kosten. Omdat technologische ontwikkelingen zo snel gaan zijn proberen we in dezelfde vaart mee te rennen. Dat kan gewoonweg niet. Goede innovaties hebben tijd nodig. Je moet dingen met afstand kunnen bekijken. Wat is van waarde, welke keuzes zijn nu belangrijk en welke later. Dat maakte een opleiding als Innovatiemanagement voor Overheidsprofessionals zo waardevol. Daar leer je innovatieprojecten en -trajecten, goed onderbouwd, structureren, sturen en naar een volgend niveau tillen. Je leert op een nieuwe manier kijken, denken en doen. Je leert omgaan met onzekerheden en scherpe keuzes maken. En dat is, alle ontwikkelingen in acht nemend, precies wat onze overheid nu nodig heeft, besluit de bevlogen innovatiemanager zijn verhaal.

Aan de slag met innovatiemanagement?

Interesse in de opleiding Innovatiemanagement voor Overheidsprofessionals? En wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Maak een vrijblijvende afspraak met een Innoveren met Impact consultant via innoverenmetimpact@rijksoverheid.nl.