We kunnen wel wat meer “wheel spin” gebruiken
Bureau Delta Review van de Rijksoverheid helpt project- en programmamanagers met collegiale feedback over hun projecten en programma’s. Rijksconsultant Leon Klinkers is één van de collega’s van de reviewcommunity die bijdraagt aan deze overheidsbrede kennisdeling. Hij is altijd op zoek naar de samenwerking en de gezamenlijkheid. ‘Wij zijn er voor de ander, in de zin dat we de ander helpen verantwoordelijkheid te nemen.’
Project- en programmamanagers kunnen bij Bureau Delta Review vragen om collegiale terugkoppeling (peer review) op hun projecten of programma’s. De redenen daarvoor lopen uiteen. Misschien dat een project een volgende fase in gaat en meer duidelijkheid nodig is over de richting. Soms zijn er spanningen in de projectorganisatie en speelt de vraag of mensen nog samenwerken of ook eigen belangen nastreven. Bij grote vraagstukken kan de complexiteit reden zijn om te vragen om een extra onderzoekende blik. ‘Wat de reden ook is, een hulpvraag stellen vraagt gotspe,’ zegt Rijksconsultant Leon Klinkers. ‘Bureau Delta Review is dan het goede adres waar collega’s met jou mee kunnen kijken.’
Samen verder
De opdrachtgever van een review ontvangt na afloop van het reviewteam een rapport met bevindingen. Daarna kan hij of zij ook een dialoogtafel aanvragen. Samen met een lid van het reviewteam stelt de opdrachtgever dan een groep samen om te praten over het daadwerkelijk uitvoeren van de aanbevelingen uit het rapport. Leon vindt dat een mooie toevoeging. ‘Het is natuurlijk prachtig dat een opdrachtgever zich herkent in het resultaat en inzichten opdoet, maar met elkaar de volgende stap zetten is nog mooier.’ Leon is één van de begeleiders van de dialoogtafels. Daar gaat het niet alleen over concrete oplossingen, maar steeds vaker ook over onderliggende vraagstukken. Zoals: is er wel sprake van een gezamenlijke opdracht of gedeeld eigenaarschap? En wat zijn dan onze spelregels die de verdere samenwerking bepalen en soepel laten verlopen?
Vragen die om een antwoord vragen
‘Juist de aandacht en focus op deze vragen hebben te maken met deze tijd. Tegenwoordig gaat het steeds meer over het kunnen omgaan met veranderlijkheid, complexiteit en onvoorspelbaarheid. Dit vraagt om andere manieren van denken, samenwerken, organiseren en sturen,’ geeft Leon aan. De reviewcommunity van Bureau Gateway ontwikkelde daarom het wiel van verbinding. ‘De essentie van deze methode is dat we niet langer het rationele denken centraal stellen, dat ten grondslag ligt aan bestaande methoden en procedures. Met het wiel van verbinding hebben we meer oog voor de wijze van samenwerking en onderlinge relaties. We zetten het ook in bij de uitvoering van Delta Reviews.’
Wheel spin
De zes verbindingsspaken van het wiel zijn opgave, eigenaarschap, ontwerp, instrumenten en methode, en faciliteren van de samenwerking. De spaken nodigen uit om het gesprek daarover te voeren. ‘Met elkaar zorgen we dat het wiel vastloopt of draait,’ zegt Leon. ‘Maar bij draaiende wielen moeten we niet denken aan de rokende banden van de auto van Max Verstappen. Een “wheel spin” van het wiel van verbinding lijkt meer op de ritme en rust van een spinnenwiel. Iets dat aanzet tot reflectie over hoe we met elkaar bezig zijn. Dat is een opgave waar ik graag een bijdrage aan lever en energie van krijg als dat lukt.’
De ander centraal stellen
In een vraaggesprek als onderdeel van de dialoogtafel staan de wensen en behoeften van de opdrachtgever en de groep altijd centraal. Leon zegt: ‘De vragen die wij stellen zijn bijvoorbeeld: waarom willen deze mensen iets met elkaar? Wat is de eerste stap die we kunnen nemen om verder te komen met de bevindingen in het Delta Review-rapport? Wie gaat daar over? Hoe pakken wij de belemmerende patronen in het team aan, als deze zijn geconstateerd? Gebeuren zaken op het juiste moment? Hoe vasthoudend zijn mensen in hun patronen? Kunnen we die wegnemen?’
Niet invullen voor een ander
Leon’s kracht is dat hij aandachtig luistert naar de antwoorden van mensen en probeert niets in te vullen voor een ander. Hij stelt het liefst vragen die tot nadenken stemmen en processen bij de ander op gang brengen. Zoals “wat als de ander gelijk heeft?” en “wat moet(en) ik of wij loslaten om een ander gesprek te kunnen voeren?” Hij zegt daarover: ‘Mijn doel is dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen voor het gezamenlijke doel. Ik ben er voor de ander. Ik ben er niet om oplossingen aan te dragen. Echt complexe vragen zijn sowieso niet toe aan een oplossing. Wel aan een volgende stap. Ik stel vragen om te ontdekken hoe we de gezamenlijke wil creëren om samen verder te gaan.’
Bewustwording
‘De wijze waarop we samenwerken in een project of programma, verschilt natuurlijk per opgave,’ geeft Leon aan. ‘Dat vraagt wel om constant met elkaar in dialoog te blijven, dus laat het niet bij één gesprek blijven. Het mooie van het wiel van verbinding zijn de vragen die het ons laat stellen. Die maken ons bewust van de onoverkomelijkheid van samenwerken.’
Werkwijze Bureau Delta Review (kort)
|