Bewaren, delen en publiceren: werken aan de informatiehuishouding bij IGJ
Irène Moonen werkt namens I-Interim Rijk (IIR) als Programmamanager Informatiehuishouding bij de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd (IGJ). Sinds maart van dit jaar helpt ze medewerkers hoe ze hun bestanden het beste kunnen opslaan, hoe verschillende mensen tegelijkertijd aan één document kunnen gaan werken en hoe ze, om nog een voorbeeld van haar vele werkzaamheden te noemen, chat-berichten kunnen archiveren. En wat er nodig is om de medewerkers daarin te ondersteunen. Irène: ‘Zorgen voor digitaal duurzame en toegankelijke informatie, dat is het streven.’
Al langere tijd probeert de overheid haar informatiehuishouding op orde te krijgen. De Kindertoeslagenaffaire, zegt Irène, heeft dit proces aanzienlijk versneld. Ook door de Wet Open Overheid, die vorig jaar in werking is getreden, is de noodzaak van een deugdelijke informatiehuishouding toegenomen. Irène: ‘Voortaan is de regel: we maken alles openbaar, tenzij. Daarbij is transparantie cruciaal. Als minister wil je kunnen laten zien hoe je tot een besluit gekomen bent.’
Alles is informatie
‘Bewaar ik goed, deel ik goed en publiceer ik goed? Die vragen staan aan de basis van behoorlijk informatiebeheer. Alles wat je aan informatie ontvangt en zelf produceert, moet je als organisatie en als medewerker op een zodanige manier opslaan, dat alles makkelijk vindbaar is en blijft. Voor jezelf, voor anderen; nu, maar ook in de toekomst. Daar zijn medewerkers bij gebaat, daar profiteert de organisatie zelf van én daar heeft de buitenwereld voordeel van. Nu is een gemiddelde medewerker bij de overheid nog zo’n 40 minuten per dag op zoek naar documenten. Bij Woo (Wet Open Overheid) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)-verzoeken is deze zoektijd zelfs groter’, vertelt Irène.
Van brieven en e-mails, tot foto’s, video’s en illustraties: alles, zegt Irène, is informatie en informatie is overal: ‘Zelfs een bierviltje met afspraken zal gescand en op een logische plaats opgeslagen moeten worden. De informatiehuishouding moet adequaat en professioneel zijn ingericht. Dit betekent dat wij als ambtenaren onze informatie goed opslaan, delen en publiceren.’
Opgave IGJ
Voor Irène begon de klus bij Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd heel concreet met de vraag: help ons met het verbeteren van onze informatiehuishouding. ‘Dat is een grote opgave, waarin je stap voor stap verbetert. Zo bleek na een eerste analyse al snel dat documenten dubbel werden opgeslagen, en dat sommige documenten al vernietigd hadden moeten worden. Dus daar zijn we nu mee bezig, met opschonen. En ook met instructies schrijven voor medewerkers: hoe schoon je op? Die instructies toetsen we binnen de organisatie: is dit duidelijk en helder voor jullie?’
Ondertussen is ze met haar team ook een zoek-en-vind-tool aan het implementeren om bij een Woo-verzoek makkelijker en sneller de benodigde informatie boven tafel te krijgen. Met collega’s heeft ze een instructie gemaakt voor het archiveren van chatberichten en is ze bezig met een zogeheten vervangingsbesluit. Irène: ‘Dat heb je nodig om je papieren archief te kunnen vervangen nadat je het hebt gedigitaliseerd. Een dergelijk vervangingsbesluit wordt ook gepubliceerd in de Staatscourant.’
Verschil maken
Irène werkt nu al weer zo’n acht tot negen jaar bij I-Interim Rijk. Dankzij haar werkzaamheden voor IIR heeft ze al heel wat overheidsorganisaties en diensten leren kennen. Voor ICT-leverancier Dictu deed ze een aanbestedingsklus, ze werkte voor het Huis voor Klokkenluiders, ze heeft bij Rijkswaterstaat gezeten, en bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. ‘Dat is het aardige van een baan bij IIR, je beweegt je door de hele overheid heen. Je werkt bovendien aan opdrachten die er toe doen, die maatschappelijk een bijdrage leveren. Je kunt als IIR-medewerker écht het verschil maken.’
Familie
Ondanks dat I-Interimmers in de regel zelfstandig op opdracht zitten, heeft Irène zeker niet het gevoel er alleen voor te staan. Als ze ergens mee zit waar ze niet 1,2,3 uitkomt, zijn er bij IIR altijd collega’s die haar verder kunnen helpen. Irène: ‘Laatst had ik een vraag over archiveringstrategieën, dan denk ik: daar moet iemand van ons al eens mee bezig zijn geweest, dat kan niet anders. Op zo’n moment zet ik mijn vraag in onze appgroep, en ja: ik kreeg meteen antwoord. Altijd is er wel iemand die je kan helpen, en anders word je wel verwezen naar iemand die er net op dat moment middenin zit. I-Interim Rijk voelt voor mij als familie; je ziet ze niet elke dag, maar ze zijn er als je ze nodig hebt. De medewerkers van Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd zijn nu mijn collega’s. Het zijn hele betrokken, gedreven mensen die vaak uit het werkveld zelf komen: uit ziekenhuizen, apotheken. Mensen die daadwerkelijk iets willen veranderen; ik vind het super om met hen én voor hen te werken!’