Succesvolle kennissessie innovatie portfoliomanagement
De eerste terugkomdag voor geslaagde alumni van de opleiding Innovatiemanagement voor Overheidsprofessionals van Innoveren met Impact was een groot succes. ‘Het aantal deelnemers en de kwaliteit van de interactie is hoog,’ aldus een enthousiaste Diederik van Leeuwen, organisator van de opleiding.
De terugkomdag is onderdeel van een serie opfris-sessies van de opleiding. Deze eerste keer was innovatie portfoliomanagement het onderwerp, een waardevolle vaardigheid voor innovatiemanagers binnen de Rijksoverheid. ‘Wil je succesvol zijn in innovatie dan moet je werken aan portfoliomanagement vaardigheden van het team en je organisatie uitdagen.’ Zo trapte Diederik van Leeuwen zijn presentatie af. Hierin schetste hij aan de hand van praktijkvoorbeelden wat goed portfoliomanagement inhoudt. Hij gaf uitleg aan het belang van een portfolioboard en praktische tips voor reflectie op vaardigheden, categoriseren, prioriteren, planning en communicatie. Een portfolioboard kan de belangrijke rol van innovatie board vervullen en daarmee innovatieprojecten integraal managen. Binnen I-Interim Rijk is een expertgroep actief op dit bijzondere kennisgebied. Leden van de expertgroep zijn Rijksbreed inzetbaar voor advies, overleg en inrichtingsvraagstukken.
Uitstelgedrag tackelen
Gert Staal, directeur-bestuurder van de Total Innovation Management Foundation, docent bij de opleiding en mede-ontwikkelaar van het Innovatie Maturity Model gaf feedback op het gegeven dat veel organisatie pas willen innoveren als de basis op orde is. ‘Hierop wachten heeft geen enkele zin. Vaak is het een excuus om innovatie uit te stellen,’ sprak hij. ‘Bovendien kan innoveren juist helpen de basis op orde te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van cloud technologie waarmee security issues en life cycle management voor bepaalde dienstverlening in een klap opgelost kunnen worden.’ Een statement dat niet aan dovemans oren is gericht. Veel directeuren en managers zijn op zoek naar manieren om de stroperigheid uit innovatie te halen.
Overload voorkomen
Sonja Schasfoort, founding partner van JigsEye, gaf een presentatie gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek over strategisch portfoliomanagement. Aan de hand van theoretische beschouwingen en succesverhalen van onder meer Dopper en De Belastingdienst onderbouwde ze het belang van de strategische inzet van innovatie portfoliomanagement. ‘Onze samenleving verandert continu. Innovatievraagstukken zijn hier niet van uitgezonderd. Vaak is er frictie tussen korte- en lange termijn doelen. Hierdoor ontstaat er een wildgroei aan projecten. Dit leidt tot twee soorten overload binnen organisaties: mentale en werkelijke. Het is dan aan organisaties om een focus te kiezen.’
Net als Van Leeuwen pleit Schasfoort voor het oprichten van een strategisch portfolio board. ‘Waak voor een overload aan projecten. Zorg voor een portfoliomanagement board en een krachtige link met strategische doelen. Zó krijg je een scherpe focus op de ontwikkeling van de juiste diensten en producten.’ Aan de hand van het door JigsEye ontwikkelde Strategic Portfolio Framework gaf Schasfoort uitleg over welke mechanismen bepalend zijn voor succesvolle strategische innovatieportfolio’s. Hierbij benadrukte ze het belang van een pragmatische aanpak voor effectiviteit. ‘Overzicht, focus en wendbaarheid zijn key.’ JigsEye werkt in opdracht aan de opbouw van de organisatie ingericht framework. Dit doen zij aan de hand van diverse workshops en sessies met de inzet van gestructureerde vragensets en canvassen. In die zin sluit hun aanpak aan bij die van Innoveren met Impact.
Scherpe vragen
De interactie met de deelnemers was levendig, tijdens de sessie werd druk gefotografeerd en meegeschreven. Een greep uit de vragen aan de gastspreker en antwoorden:
Hoe ga je om met de complexiteit van Rijksorganisaties die bestaat uit diverse koninkrijkjes?
‘Mik niet op het perfecte plaatje. Start klein, kijk wat je zelf kunt doen en wat je hebt om mee te werken. Cascadeer je prioriteiten, maak doelen concreet en behapbaar. En werk zo je weg naar boven toe.'
Soms neemt de politieke leiding beslissingen die ondanks kritische tegenwerpingen gewoon uitgevoerd moeten worden. Hoe ga je hiermee om?
‘Breng focus aan, dat dwingt tot het maken van moeilijke keuzes. Als je strategisch portfoliomanagement goed toepast kun je een wildgroei aan initiatieven reduceren tot een aantal projecten waarmee je dan aan kunt geven waar de grenzen van de uitvoering liggen.’
Meer weten?
Wil je meer weten over de inhoud van de sessie? Neem dan contact op met Innoveren met Impact.
Organisatie
Deze kennissessie werd georganiseerd door Innoveren met Impact, onderdeel van de Rijksorganisatie Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie, in het kader van de opleiding Innovatiemanagement voor overheidsprofessionals.