Ga direct naar inhoud

Een goed begin is het halve werk: het belang van een goede business case

Nieuwsbericht | 04-05-2023 | 11:20

Als het door jou voorgestelde project een significante zakelijke investering betekent, zou je weleens de opdracht kunnen krijgen: ‘Schrijf eerst maar eens een business case.’ Maar wat is dat nu precies, wat zet je er in en waarin verschilt het met een projectplan?

De vraag om een business case op te stellen is zo gek nog niet. Uit allerlei onderzoeken, én uit eigen ervaring, blijkt dat veel projecten niet leiden tot het verwachte resultaat. Een goede business case kan die teleurstelling tegengaan. Binnen de Rijksoverheid wordt met name in de IT/IV-wereld vaak gewerkt met business cases. En dit instrument kan natuurlijk ook ingezet worden bij bijvoorbeeld kleinere projecten of bij beleidsmatige onderwerpen, zoals schuldsanering of meer diversiteit en inclusie op de werkvloer.

Een business case beschrijft de doelen die het projectmanagement wil bereiken en de resultaten die het project zal opleveren. Vaak is het onderdeel van de projectopdracht, het projectvoorstel of het projectplan, maar steeds vaker wordt het als een afzonderlijk document gebruikt om te bepalen of het project moet worden gestart, voortgezet of beëindigd (bijvoorbeeld aan het einde van een fase). De business case vormt daarmee de zakelijke rechtvaardiging van het project en maakt duidelijk waarom het project moet worden uitgevoerd.

Wat is een business case?

‘De businesscase beschrijft nut en noodzaak om het project te starten, en geeft inzicht in de omvang van de investering, de baten die deze oplevert en de randvoorwaarden. De businesscase onderbouwt de gemaakte keuzes, analyses en besluiten om met het project te starten. Ook na de start blijft een geactualiseerde businesscase van belang om te toetsen of het project op de goede weg is en om, indien nodig, bij te sturen.’1

In het kort geeft een business case:

  • een heldere en eenduidig omschrijving van de voorgenomen investering, project of taak, huidige situatie, gewenste situatie en resultaten
  • een heldere omschrijving van de rollen en verdeling van verantwoordelijkheden
  • een goed beeld van de kosten en baten
  • een duidelijke omschrijving wat het project bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen
  • een inschatting van de haalbaarheid en de risico’s van een voorgenomen project en schetst alternatieven/scenario’s
  • aan op welke manier kosten, baten en vooral risico’s worden ‘beheerst’
  • draagt bij aan een breder draagvlak

Een goede business case is daarmee in feite een voorwaarde voor een goede start en een voorspelbaar verloop van een project.

Let op: wanneer gesproken wordt over de ‘gewenste situatie’ dan wordt iets anders bedoeld dan de resultaten van het project. Een goed projectresultaat leidt niet persé tot de gewenste situatie. Het project kan precies opleveren wat ervan wordt verwacht, de gewenste situatie bereiken is een verantwoordelijkheid van opdrachtgever, management en medewerkers. Een voorbeeld: Een goed projectresultaat kan zijn ‘een geautomatiseerd systeem om declaraties te verwerken’. De gewenste situatie is in dit geval dat medewerkers dit systeem ook daadwerkelijk op een juiste wijze gaan gebruiken.

Inhoud van de business case

Niet iedere business case volgt exact dezelfde inhoudsopgave. Maar in de loop der tijd is men binnen diverse onderdelen van de rijksoverheid wel gaan werken met formats en, belangijker nog, met vaste sets van beoordelingscriteria en toetskaders2. Wanneer die over elkaar heen worden gelegd, zijn daar de volgende elementen voor een inhoudsopgave van de business case uit te destilleren:

  1. Achtergrond, vraagstelling, rolverdeling, relatie en afhankelijkheid tussen dit project en eventueel andere ontwikkelingen in de organisatie.
  2. Beschrijving van de gewenste situatie, type investering.
  3. Veronderstellingen en aannames over toekomstige situatie, analyse kader.
  4. Alternatieven (max. 4/5), inclusief 0-scenario en welke scenario’s niet zijn meegenomen, welk scenario verder wordt uitgewerkt?
  5. Projectkader: resultaat, uitgangspunten en randvoorwaarden.
  6. Scope, inclusief periode, welke producten en diensten, processen en welke organisatieonderdelen binnen de scope vallen.
  7. Risico’s en impact voor de organisatie.
  8. Baten en kostenafweging: baten, kostensoorten en investering, kasstromen, gevoeligheidsanalyse (wat is de gevoeligheid van de berekeningen voor de waarden en veronderstellingen die bij de berekeningen zijn gehanteerd), confrontatie van de kosten, baten en risico’s; uitgewerkt per scenario.
  9. Conclusie: waar wordt voor gekozen en waarom?

Drie stappen

Grofweg zijn er drie te doorlopen stappen te onderscheiden in het proces van het opstellen van een business case: voorbereiding, ontwikkeling en beheer. De stappen zul je niet altijd chronologisch doorlopen. In de voorbereidingsfase doet de opdrachtnemer de intake met de opdrachtgever, stellen zij samen het vertrekpunt (nulmeting) van de businesscase vast en bepalen op welke gebieden verbeteringen te behalen zijn. Daarna, in de tweede fase schetsen en onderbouwen partijen met name de alternatieven (kosten, baten, risico’s) en adviseert de opsteller de opdrachtgever. Tenslotte volgt de fase van het beheer van de business case: opname in de reguliere P&C-cyclus.

Stroomdiagram dat laat zien hoe je een goede businesscase opzet, inclusief de acties per fase. Inclusief de acties die horen bij de drie fases van voorbereiding, ontwikkeling en beheer.
Bron: Business case, Eerste stap op weg naar voorspelbare projecten, Peter Noordam, 2019, Pagina 62.

Klip en klaar en de rollen vastleggen

Als een business case opgesteld gaat worden is het zaak heel goed na te denken en vast te leggen wat de rolverdeling is. Immers: onduidelijke rollen of niet ingevulde rollen dragen bij aan, zo niet zijn, een grote oorzaak van falende projecten. Grofweg zijn er de volgende rollen te onderscheiden:

  • Beslisser: Het management beoordeelt alle voorstellen op samenhang, impact op infrastructuur, expertise, budget en capaciteit. In grotere organisaties wordt vaak een aparte ‘board’ daarvoor ingesteld. Is het aantal voorstellen beperkt, dan zal het een terugkerend punt op een MT vergadering zijn.
  • Opdrachtgever: De probleemeigenaar of issue-eigenaar is een lid van het MT met mandaat en middelen die toezicht houdt op het project en de baten. Is ook vaak voorzitter van de stuurgroep. Een succesvolle verandering is in belangrijke mate afhankelijk van goed ‘sponsorship’. Het is daarom cruciaal dat de persoon die de rol van opdrachtgever vervult ook de juiste is: Kan de opdrachtgever duidelijk uitleggen waarom de verandering nodig is? Heeft hij daarbij een sterke betrokkenheid? Beschikt hij over goede relaties met de sleutelfiguren die worden ‘geraakt’ door de verandering? Heeft hij voldoende verandermanagement-skills? Etc.
  • Opdrachtnemer: Dit betreft meestal de projectmanager van het project. Deze is verantwoordelijk is voor het resultaat (budget, tijd en functionaliteit). De projectmanager is verantwoordelijk voor de realisatie van het project en uitdrukkelijk niet voor de business case. Wel zal hij moeten rapporteren aan de opdrachtgever als de business case niet behaald lijkt te gaan worden, zodat deze de business case kan bijsturen. Omdat belangenverstrengeling op de loer ligt, is het raadzaam de rollen van projectmanager en schrijver van de business case te scheiden in de persoon. Het doel van de opdrachtnemer is namelijk het project succesvol uit te voeren en kan er dus bijvoorbeeld belang bij hebben om risico’s rooskleuriger in te schatten. Ook vraagt projectmanagent andere competenties en kennis dan het schrijven van een businesscase.
  • Opsteller: Onafhankelijke functie in opdracht van de opdrachtgever. Het gaat erom dat deze geen belang heeft en in staat is de verschillende belangen objectief in kaart te brengen, en voldoende onafhankelijk (en kritisch!) is om eventuele tegenspraak te kunnen bieden aan de opdrachtgever.
  • Controller: Levert (financiële) input, ondersteund bij (risico) analyse; reserveert middelen en heeft ook een rol bij de evaluatie.

Meer weten?

Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (RAFEB) verzorgt twee-daagse trainingen over nut, noodzaak en inrichten van een goede business case. Ga naar de website van Rijksacademie: https://www.rijksacademie.nl/

Bronnen

Voetnoten

1 Toetskader, Adviescollege ICT-toetsing, 1 december 2021, Publicatie-nr. 21406772

2 Bijvoorbeeld: Toetskader, Adviescollege ICT-toetsing en Checklist opstellen en beoordelen publieke businesscase in Handleiding publieke business case