Hoe studenten JenV Dienstencentrum helpen met innovatieve 3D-oplossing
Wat kun je verwachten als je studenten een groepsopdracht laat doen? Peter Nuijten, dienstcoördinator fysieke werkomgeving bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) had er nog geen ervaring mee. Hij wilde in ieder geval nieuwe inzichten voor een uitdagend vraagstuk waar zijn team voor stond. “Natuurlijk kun je ook een externe inschakelen, maar daar leert uiteindelijk niemand iets van, behalve die partij zelf.”
Studenten helpen bij het visualiseren en voorspellen van de data over de bezetting van het pand.
Hoi, ik ben Peter Nuijten en ik werk voor Justitie en Veiligheid aan de Turfmarkt 147 in Den Haag en wij hebben een uitdaging. We hebben een pand dat ervaren wordt al druk, terwijl we uit data weten dat het helemaal niet druk kan zijn. Dus we hebben hulp gezocht, samen met U-Partnerschap - bij de Haagse Hogeschool: help ons met het visueel maken van de data, laat zien of het dan wel of niet druk is en help ons bij het plannen en voorspellen van het gebruik van de vloeren, zodat we het goed kunnen inrichten.
Hallo ik ben Felix, en dit is Emile, en wij hebben dit project opgepakt van Justitie en Veiligheid. Dit hebben we gedaan namens onze opleiding aan de Haagse Hogeschool bij onze opleiding hbo ICT.Dit hebben we gedaan met drie andere studenten met ieder hun eigen talenten en kwaliteiten, waardoor we een hele mooi oplossing konden maken. Ook hebben we scrum hierbij toegepast, waardoor we het snelste een beste oplossing konden bedenken.
Ik was backend developer, hierbij hebben we de data kunnen visualiseren en ook nog een voorspelling gedaan met machine learning.
Nou ja, tijdens het project hebben wij heel veel geleerd. En ook heel veel toffe collega's van de overheid zelf kunnen ervaren en zien. En we hebben dit ook kunnen presenteren aan bijvoorbeeld de directie, ons proof of concept. We zien ook dat de overheid hier verder mee gaat, wat heel erg tof is.
Goed om met een groep studenten samen te mogen werken. Het levert je allemaal nieuwe ervaringen op. Het geeft je nieuwe inzichten. Als organisatie is het echt heel waardevol om samen te mogen werken met een hogeschool. Met dank aan I-Partnerschap. En ik zou zeggen: doe het! Het kost je weinig tijd en het geeft je ook nog eens de kans om misschien wel de nieuwe medewerkers van de toekomst te leren kennen.
Kijk voor meer informatie op www.ipartnerschap.nl
Zo hebben we het altijd gedaan, dus nu ook. “Als je binnen je eigen vier muren blijft, kan het lastig zijn om als organisatie zo’n patroon te doorbreken,” begint Peter. “Natuurlijk kun je dan een extern bureau inschakelen, maar daar leert uiteindelijk niemand iets van, behalve die partij zelf. Vandaar dat we I-Partnerschap hebben gevraagd of het mogelijk was om van ons vraagstuk een leuke, interessante studentenopdracht te maken.
Challenge markt
Zo geschiedde en Peter wierp zich op als opdrachtgever en begeleider van de opdracht: “Ik dacht, we gaan in ieder geval ervaring opdoen, al het andere is mooi meegenomen.” Met de banner van het ministerie onder de arm ging hij naar de Hogeschool Den Haag om zijn opdracht te presenteren, samen met een collega. Tientallen ICT-studenten hadden zich voor deze ‘Challenge Markt’ verzameld om te luisteren naar de pitches, en hun vragen te stellen aan de verschillende organisaties en bedrijven. “Je moet jezelf echt verkopen en laten zien dat je openstaat voor innovatie. De studenten kiezen namelijk zelf de opdracht die ze graag willen doen.”
Inspirerend
Volgend op de markt komen de studenten en organisaties daarna snel bij elkaar. Tijdens deze waardevolle Design Thinking sessie presenteren de studenten hun eerste ideeën en denkrichtingen bij de gekozen opdracht. Peter: “Dankzij de presentaties krijg je inspirerende inzichten in oplossingen voor allerlei vraagstukken van verschillende bedrijven en organisaties. Zoals bijvoorbeeld de IND, die zoekt naar innovatieve oplossingen voor de aanpak van de migratiestroom. Daarnaast geef je als opdrachtgever feedback op de uitwerkingen, inclusief die van je eigen vraagstuk natuurlijk.”
De opdracht
ICT-studenten Felix Marim en Emile Metry kozen met hun groep van in totaal vijf studenten - allemaal zitten ze in een ander studiejaar - voor de opdracht van Peter. “We vonden de pitch heel sterk en ook de opdracht was duidelijk,” zegt Felix. “Het ministerie kwam met het probleem dat het gebouw (aan de Turfmarkt 147 in Den Haag, red.) als heel druk wordt ervaren. Onze opdracht was om de gegevens over de dagelijkse bezettingsgraad visueel te maken. En om op basis van die data mogelijke interne verhuizingen te voorspellen.”
De aanpak
Peter is onder de indruk van de aanpak van de studenten: “Hun missie is om de opdracht zo goed mogelijk te doen. Het tempo lag hoog, dat vraagt hun studie ook van ze. En ze pakten zaken echt zelfstandig op. Als er vragen waren, stelden ze die heel gericht, zodat ze op basis daarvan weer verder konden. Steeds als er weer een stukje klaar was, kreeg ik dat te zien. Voor wie denkt dat je als begeleider veel tijd kwijt bent. Dat valt heel erg mee. In het begin spreek je elkaar best veel, later werd dat een uurtje per week.”
Het resultaat
De studenten werkten volgens de scrum-methode, met ieder daarin een eigen rol. Zo was Felix projectmanager en Emile programmeur. Emile: “De cijfers uit de 365 Excelsheets over het afgelopen jaar, hebben we in een database gezet. Vervolgens hebben we daar een applicatie aan gekoppeld, en een digitaal 3D-model gemaakt, dat je met gebruik van je muis kunt draaien. Het model werkt als een soort ‘heatmap’; aan de hand van kleuren kun je zien hoe druk een etage is. Ook hebben we de historie van al die sheets kunnen gebruiken om te laten zien wat het gemiddelde gebruik van een team of onderdeel is en hoeveel ruimte en bureaus zij daadwerkelijk nodig hebben. Informatie die je kunt gebruiken om interne verhuizingen te voorspellen.”
Positieve ervaringen
Felix en Emile zijn positief over de opdracht bij het ministerie van JenV. Felix: “Peter was heel duidelijk over wat hij wou, maar wilde ons niet een bepaalde kant op sturen. Dat gaf ons veel vrijheid bij het ontwerp en de uitwerking. Emile: “Daarnaast hebben we veel enthousiaste mensen gesproken en ontmoet, die echt blij waren met het resultaat. Het project eindigde met een Expo bij ons op school waar alle projectresultaten werden getoond. Peter en zijn team vonden dat heel tof om te zien.”
Effect
De klantmanagers van het dienstencentrum kunnen het 3D-model heel goed gebruiken bij de gesprekken die zij voeren over gebruik van de ruimte in het gebouw. “Zij kunnen directies of de Directeur Generaal letterlijk laten zien hoe de ruimte het afgelopen jaar is gebruikt: ‘We zien dat je krap zit, is het misschien een optie om meer hybride te gaan werken?’, bijvoorbeeld. En nu we alle data in een database hebben, kunnen we laten zien; wat is de meest logische plek in het fictief volle gebouw? Die mogelijkheden hadden we eerst gewoon niet.
Vervolg
De studenten hebben het 3D-proefmodel gepresenteerd aan de bedrijfsvoering directie van het dienstencentrum van JenV. Peter: “Die waren echt erg enthousiast. Aangezien we nog met Excel en plattegronden werken, hebben we in die zin nog een traditionele organisatie. Alleen al door het concept te laten zien, hebben we collega’s en directie geïnspireerd om vraagstukken anders te benaderen. Het helpt de organisatie om nieuwe inzichten te krijgen. De verwachting is dan ook dat een volgende groep studenten verder gaat met de uitwerking en implementatie van het concept.”