RVO implementeert KWIV: ‘Begin dicht bij jezelf’
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft als eerste organisatie functies in de informatiehuishouding aan KWIV-profielen gekoppeld. Veertig medewerkers van de afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) kregen een best passend KWIV-profiel. Hoe is dat proces verlopen? In gesprek met Corrie Bark (adviseur digitale informatievoorziening), Philip Ponte (manager DIV) en Fokko Keizer (projectleider implementatie).
‘Het is best een spannend proces’, vertelt Philip. ‘Er wordt iets in P-Direkt toegevoegd, wat moet je daar als medewerker van vinden? En hoe goed je het ook voorbereidt, je weet van tevoren nooit helemaal welke vragen je kan verwachten. Daarom begonnen we met een bijeenkomst voor de adviseurs in ons team om uit te leggen wat het Kwaliteitsraamwerk IV (KWIV) is en waarom we ermee gaan werken. Door klein en dicht bij onszelf te beginnen, wisten we later in het proces beter wat we konden verwachten.’
Zes KWIV-profielen
De KWIV-implementatie valt onder het programma ‘Transparantie in informatie’. Het programma waarmee RVO de informatiehuishouding verbetert. Fokko: ‘We zijn begonnen met een overzichtelijke afdeling met 2 soorten functies: ‘medewerkers ICT/DIV/behandelen’ en ‘Adviseur bedrijfsvoering’. Tot onze verrassing zijn we uitgekomen op zes KWIV-profielen. Denk aan informatiebeleid, recordbeheer, en informatiecoaching. Dat hadden we niet verwacht.’
Voorafgaand aan de implementatie toonden we de adviseurs waar ze de KWIV-profielen konden vinden. Tegelijkertijd hielden we er rekening mee dat mensen soms krap in hun tijd zitten en dan niet gemotiveerd zijn om door alle 61 profielen te bladeren. Daarom hebben we een selectie gemaakt en zijn we het gesprek aangegaan met medewerkers. Daar zijn de 6 profielen uitgekomen.’
Eigen ontwikkeling
Corrie is een van de 40 DIV’ers die nu een KWIV-profiel heeft. ‘Ik heb zeker even naar de profielen gekeken voordat ik in gesprek ging. Alle adviseurs bij DIV zijn volgens het Functiegebouw Rijk ‘Adviseur Bedrijfsvoering’. Ik ben heel blij met een specifiekere beschrijving van mijn rol, vooral voor mijn eigen ontwikkeling. Nu ik weet dat mijn werkzaamheden vallen onder het profiel informatiecoaching kan ik bijvoorbeeld gericht zoeken naar opleidingen.’
Ook Philip ziet als manager de meerdere doelen van het KWIV. ‘Adviseurs doen heel verschillend werk. Door de KWIV-profielen kunnen we beter in beeld brengen welke mensen we in huis hebben en wie we nodig hebben. Daarnaast kunnen medewerkers groeien binnen profielen of naar nieuwe profielen. Zo is veel gerichter loopbaanontwikkeling mogelijk.’
"Door de KWIV-profielen kunnen we beter in beeld brengen welke mensen we in huis hebben en wie we nodig hebben."
Nu begint het pas
Nu alle medewerkers van de afdeling een KWIV-profiel hebben, is het van belang ervoor te zorgen dat deze profielen ook zichtbaar blijven. Philip: ‘Nu gaat het pas beginnen. Je kunt nu samen met medewerkers het gesprek voeren wat je specifiek kunt verwachten. In de dagelijkse uitvoering van een functie, qua zwaarte en ook qua groei.’ Daarnaast gaat RVO de KWIV-profielen gebruiken bij het teamontwikkeltraject van de afdeling DIV.
Toekomst
Corrie: ‘De persoonlijke gesprekken waren fijn. Daardoor was het duidelijk waarom het KWIV wordt ingevoerd en wat de voordelen zijn. Mijn dagelijkse werk verandert hierdoor niet, maar ik kan wel beter plannen maken voor de toekomst.’
De implementatie bij de afdeling DIV verliep soepel. Het was een kleine, overzichtelijke afdeling. Fokko: ‘Dus we konden ook makkelijk persoonlijke gesprekken voeren. De afdelingen die hierna volgen zijn groter. De ervaringen die we nu hebben opgedaan, komen dus goed van pas.’