Processtappen opgavegericht werken

Nieuwsbericht | 11-01-2022 | 19:32

Ga terug naar de vorige pagina (Opgavegericht werken)

We legden een aantal analyses van (eigen) praktijkcasussen naast elkaar en zagen dat het proces eigenlijk altijd de volgende 5 stappen doorloopt:  

Elkaar ontmoeten in intentie

De meeste samenwerkingsverbanden rondom complexe, maatschappelijke opgaven beginnen niet vanaf een nulpunt. Vaak zijn verschillende partijen vanuit verschillende invalshoeken al met hetzelfde vraagstuk bezig. Er is al een voortraject, waarin een aantal partijen elkaar op enig moment ontmoeten.

Je constateert dat er voldoende overlap is in het vraagstuk waar je aan werkt, en vermoedt dat het voor het realiseren van een tijdige en kwalitatief goede oplossing zou helpen om de krachten te bundelen. De intentie tot opgavegericht samenwerken is ontstaan.   

Formuleren van de opgave

Vanuit de verschillende aanleidingen en ambities om met het vraagstuk aan de slag te gaan, onderzoek je als partners met elkaar of er een gemeenschappelijke opgave geformuleerd kan worden. Deze opgave moet passen bij de opdracht die de opdrachtgever(s) heeft/hebben gegeven. De opgave beschrijf je in termen van het effect dat je voor eindafnemers wilt bereiken. Het vraagstuk is per definitie

• organisatieoverstijgend;
• uitdagend;
• niet door één van de partners individueel te realiseren.

Het formuleren van de opgave is een lastige klus die veel tijd kan kosten, maar cruciaal is voor het vervolg. De opgave geeft richting en is leidend, beschrijft het fundament onder de samenwerking, en biedt een uitgangspunt waar je gedurende het proces steeds weer op terug kan grijpen.

Het team samenstellen

Als partners werk je samen aan de gemeenschappelijke opgave in een multidisciplinair opgaveteam. In dit team zijn diverse rollen, talenten en mandaten vertegenwoordigd. Iedere partij met een belang bij of bijdrage aan de opgave levert een vertegenwoordiging (whole system in the room). Bij voorkeur is ook de afnemersgroep vertegenwoordigd. De teamleden tonen eigenaarschap en zijn gecommitteerd aan de opgave. Het is bovendien zaak dat alle belangen die spelen in openheid op tafel komen, zodat zichtbaar wordt waar de ene partner de kennis, capaciteit, middelen en positie in het netwerk heeft waar de andere partner mee geholpen is, en vice versa. In dit stadium kan duidelijk worden dat er nog méér of andere partijen of talenten nodig zijn om de klus te klaren. Je nodigt die dan uit om deel te nemen aan het team. Per fase kan de behoefte verschillen. De teamsamenstelling kan dus wijzigen in de loop der tijd.

Formuleren en volgen van de aanpak

Het opgaveteam heeft de opdracht en krijgt de ruimte om alles te doen of te laten wat nodig is voor het realiseren van de opgave, uiteraard zonder de belangen van de individuele partners te schaden. Wanneer het nodig is, mag het team ook buiten de beperkingen gaan die de systeemwereld stelt.
De aanpak kent een inhoudelijke en een sociale component.

Inhoudelijke component

• Maak met elkaar een analyse van factoren die leiden tot het probleem en factoren die bijdragen aan de oplossing.
• Denk groot, begin klein: pak een sleutelelement met sterke hefboomwerking uit de opgave en ga daar in korte sprints mee aan de slag.
• Verbreed en verspreid dat wat werkt. Stop en verzin iets anders als het niet werkt. En ‘struikel samen vooruit’.

De sociale component van de aanpak gaat over het gedrag dat nodig is voor opgavegericht samenwerken en teamleren. Het team stelt spelregels op voor hoe de leden met elkaar omgaan, teamleden spreken elkaar daarop aan en zijn daar zelf ook aanspreekbaar op. 

Sociale component

• Open vragen stellen, luisteren, werkelijke interesse hebben in de ander.
• Vanuit inclusie kijken naar de opgave, niet polariseren in termen van wij-zij.
• Steeds weer ruimte maken voor en geven aan ieders bijdrage en belang.

Meten, leren en resultaat bereiken

De opgave is leidend, alles wat bijdraagt aan realisatie van de opgave en geen afbreuk doet aan de gezamenlijk geformuleerde principes is geoorloofd. Het team maakt meetbaar of de realisatie van de opgave daadwerkelijk dichterbij komt, en kan zich daarmee te allen tijde verantwoorden over de gevolgde werkwijze.

Typerend voor complexe opgaven is dat ze onvoorspelbaar en moeilijk beheersbaar zijn. Een gedegen voorbereiding is goed, maar op tijd handelen of iets uitproberen is nog beter, want de werkelijkheid is uiteindelijk nooit helemaal zoals je dat van tevoren had bedacht. Het devies: handel, reflecteer, leer, stel zo nodig bij, ga door en houd vol!