Goed omgaan met spanningen en dilemma's
In elke organisatie ontstaan patronen; min of meer vaste werkwijzen en routines. Deze zijn er niet voor niets. Meestal zorgen ze ervoor dat je je werk adequaat kunt uitvoeren. De patronen zorgen voor een bepaalde organisatiedynamiek die zich manifesteert in de organisatiecultuur.
Er zijn ook patronen die ontstaan, bewust en onbewust, in reactie op spanningen en dilemma’s in een organisatie. Zulke patronen zijn schadelijk en zorgen voor een problematische organisatiecultuur, maar zijn uiteindelijk altijd te herleiden tot een werkinhoudelijk probleem.
Ga terug naar de vorige pagina (Organisatiedynamica)
Spanningsvelden
Iedere organisatie heeft te maken met bepaalde spanningsvelden. Denk bijvoorbeeld aan
- korte termijn vs. lange termijn
- beleid vs. uitvoering
- politiek vs. maatschappelijk
Deze tegenstellingen kunnen voor werkinhoudelijke spanningen en dilemma’s zorgen. Vaak ontstaan er in organisaties vervolgens patronen waarmee we die spanningen en dilemma’s proberen te vermijden, in plaats van ze echt aan te gaan.
Zo kun je bijvoorbeeld als oplossing voor een probleem een werkwijze veranderen, maar als je het spanningsveld dat daarachter ligt onvoldoende hebt onderzocht en besproken, zal het probleem op een andere plek in de organisatie weer de kop opsteken.
Nog een voorbeeld: Veel van de cultuurproblemen in organisaties worden vaak in het relationele gezocht. Een hoogoplopend conflict tussen twee teams wordt dan bijvoorbeeld opgelost met een cursus feedback geven en ontvangen, terwijl de organisatie voorbijgaat aan de onderliggende onduidelijkheden over de taakverdeling.
Waarom doen we wat we doen?
Spanningsvelden zijn onvermijdelijk en zullen altijd blijven bestaan. De mogelijke organisatorische problemen die daaruit voortkomen dus ook. ‘Oplossen’ is dan ook niet het uitgangspunt bij het aangaan van de problemen. ‘Er goed mee omgaan’ is dat wel.
Als je de problemen wilt aangaan en beter om wilt gaan met de achterliggende spanningen en dilemma’s is het belangrijk om jezelf als organisatie af te vragen waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Dan benoem je vanzelf de spanningsvelden en kun je als organisatie de juiste uitdaging op een grondige manier aangaan.
Nieuwe patronen ontwikkelen
Hoe ontwikkel je patronen waarmee je de spanningen en dilemma’s aan kunt gaan en zorg je tegelijkertijd voor een goed functionerende organisatie?
Er zijn vier uitgangspunten in de organisatiedynamica (de leer die kijkt naar bewuste en onbewuste dynamieken in organisaties) waarmee je je organisatie kunt onderzoeken:
De (gemeenschappelijke) taak is de inhoud en de aard van het werk (van een organisatie) en de emoties die daaraan gekoppeld zijn. In het dagelijks werk gaat deze taak gepaard met spanningen en dilemma’s.
De levende praktijk van organisaties kenmerkt zich door de manier waarop mensen onderling het dagelijks werk uitvoeren. Er gebeurt van alles in die levende praktijk. Het is niet altijd zo bewust of intentioneel, maar het is wel bepalend voor hoe er gewerkt wordt. Denk bijvoorbeeld aan de werkprocessen of formele en informele communicatie.
Het territorium verwijst naar verantwoordelijkheden: je gaat over iets of niet. Het territorium omvat het werkveld van een team of individu en laat zien waar de beslissingsruimte ligt. Het territorium wordt, net als de taak, toebedeeld en is statischer.
De rol maakt helder vanuit welke insteek je jouw bijdrage vormgeeft. Zo kan een directiesecretaresse bijvoorbeeld haar rol invullen vanuit een idee van dienstbaarheid en ondersteuning of meer vanuit een idee van controle en invloed.
Een rol is dus onderhevig aan verandering. Elke situatie vraagt weer om een andere invulling. Iedere medewerker moet de rol zelf vormgeven, door antwoord te vinden op de volgende vragen:
- Wat is dit voor organisatie?
- Wat is de taak van deze organisatie?
- Hoe moet ik omgaan met de verwachtingen en de werkrelaties?
Taken en rollen die onvoldoende besproken zijn, zorgen uiteindelijk voor cultuurproblemen. Zodra er duidelijkheid is over de taken en de rollen zal een organisatie ook beter met de spanningsvelden omgaan.
Goede begeleiding
Wil je als organisatie aan de slag gaan met het onderzoeken van schadelijke patronen? Rijksconsultants biedt de tools om de problemen die voortkomen uit deze patronen op een open manier en onder professionele begeleiding aan te gaan. Zo is Taakontwikkeling in teams bijvoorbeeld een goede methode om gezamenlijk nieuwe, gezonde patronen te ontwikkelen.