De dilemma’s van hybride werken

Jan Pieter: Thuiswerken is door de coronacrisis snel vertrouwd geworden. De juiste balans vinden tussen werk en privé vinden we vaak nog best lastig. Managers raken soms de grip op hun team kwijt en daarnaast is nog lang niet alles goed georganiseerd voor deze andere manier van werken. Rijksconsultants is een organisatie binnen de rijksoverheid die managers helpt bij dit soort actuele uitdagingen in de bedrijfsvoering.

Bij mij in de studio Anne-Marie Buis, organisatieadviseur bij Rijksconsultants. Ik praat met haar in een reeks korte gesprekken over verschillende vraagstukken en dilemma's die extra aandacht horen te krijgen. Zeker nu onze werksituatie de laatste tijd zo drastisch veranderd is. Anne-Marie, welk thema bespreken we dit keer?

Anne-Marie: We gaan het hebben over de dilemma's van hybride werken. Een werkvorm waarbij je de ruimte krijgt om zelf en waar nodig in afstemming met je collega's waarmee je samenwerkt, te kiezen waar en wanneer je je werk doet. Thuis, op kantoor, op locatie. Je maakt hiermee bij optimaal gebruik van de digitale middelen waarmee je ook op afstand volwaardig mee kunt doen.

Op dit moment zijn we allemaal nog thuis, want werken zou je dit hybride werken als een nieuwe vorm van werken zien? Als mensen weer naar kantoor gaan.

We hebben dat het afgelopen jaar ervaren wat de voor en de nadelen zijn van het thuiswerken. En het zou een gemiste kans zijn als we die voordelen niet zouden behouden, waardoor we automatisch op een vorm van hybride werken uitkomen.

Jan Pieter: En kun je wat van die voor en nadelen noemen?

Anne-Marie: Jazeker, Jazeker. Het thuiswerken biedt meer mogelijkheden om werk en privé op elkaar af te stemmen. We hebben geen of minder reistijd, wat weer fijn is voor de CO2 uitstoot in de spits, in het OV en op de weg. We zijn thuis ook over het algemeen productiever. Er is meestal meer gelegenheid om geconcentreerd werk te doen. En als we het allemaal in goede banen leiden, behoren overvolle kantoren op maandag, dinsdag en donderdag ook tot de verleden tijd.

Jan Pieter: Allemaal voordelen. Wat zijn de nadelen?

Anne-Marie: En die zijn er zeker. Allereerst voor de grens tussen werk en privé steeds vager, wat ook problemen op kan leveren. Het gemis aan sociale contacten op de werkvloer is een nadeel. De kwaliteit van de contacten wordt minder omdat we bepaalde zintuiglijke ervaringen missen en mensen die een gezin hebben moeten werk en kinderen combineren, wat lang niet altijd meevalt.

Anne-Marie: Eenzaamheid en somberheid kunnen toenemen bij vooral bij mensen die alleen wonen. Er kunnen ook fysieke problemen ontstaan omdat er geen ergonomische werkplek is en mensen langdurig in een verkeerde houding werken en te weinig afwisselen.

Jan Pieter: Ja, herkenbaar. En wat zijn volgens jou de grootste uitdagingen en dilemma's van een hybride werken, los van de bekende balans tussen werk en privé?

Anne-Marie: Allereerst denk ik dat die dilemma's overkomelijk zijn, mits we weloverwogen keuzes maken die afgestemd zijn binnen een team of met je collega's. Dat vraagt de nodige coördinatie. Heel concreet moeten we de vraag stellen wie is er op welke dag aanwezig op kantoor? Voorheen gingen we en masse naar kantoor. Op maandag, dinsdag en donderdag. En als we goede afspraken maken, kunnen we overvolle kantoren op maandag, dinsdag en donderdag en lege kantoor op woensdag en vrijdag voorkomen.

Anne-Marie: Dit gaat verder dan het individu dat zelf keuzes maakt. Hier zal centrale regie moeten komen vanuit een organisatie of team. Wat dan weer concreet betekent dat sommigen hun vaste thuiswerk dagen moeten wisselen of vrije dagen op een andere dag moeten inplannen. Iets waarmee we bij het Rijk nog niet zoveel ervaring hebben.

Jan Pieter: Dat lijkt me inderdaad een uitdaging. Dit is wel iets wat op korte termijn speelt wanneer de kantoren weer koud toegankelijk worden na een lange periode. Hoe zie je dit op de lange termijn voor je? Als Krone geen rol meer speelt?

Anne-Marie: Nou, laten we er even van uitgaan dat mensen het positieve van thuiswerken niet meer kwijt willen en dat organisaties dat thuiswerk ook blijven faciliteren en stimuleren. En laten we er dan ook even vanuit gaan dat we in de beginfase een betere spreiding van aanwezigheid hebben gerealiseerd.

Jan Pieter: Wat weer zorgt voor minder reisbewegingen.

Anne-Marie: Zeker. Ja, het punt is dat succesvol hybride werken niet vanzelf gaat. Het vergt veel meer coördinatie dan nu bij het massale thuiswerken. Simpelweg omdat er gewoon veel meer keuzes gemaakt moeten worden. Dat zijn niet alleen keuzes op individueel niveau, maar ook binnen je organisatie, je afdeling, je team. Dat vraagt de nodige aandacht, ook vanuit het management.

Jan Pieter: En wat voor keuzes zijn dat dan? En hoe maak je die?

Anne-Marie: Het zijn individuele keuzes en ook keuzes op teamniveau. Als je. Als individu maak je keuzes over hoe en waar je het beste werkt. Je persoonlijke situatie speelt daarbij natuurlijk een rol. Met wie woon en leef je samen? Wat zijn je persoonlijke voorkeuren? Ben je een vroege vogel of kom je vooral s avonds op gang en duik daarbij in je weekplanning bundelt taken, kijk wat er thuis kan en wat op kantoor moet.

Anne-Marie: Het is handig om je collega's toegang te geven tot je agenda of je weekplanning. Daarnaast zijn afspraken op teamniveau nodig. Hoe, waar en wanneer werk je samen om het beste resultaat voor elkaar te krijgen? Misschien is nodig om tien planning te maken.

Jan Pieter: Dus om goed hybride te werken moet je je veel zichtbaarder en zelfs misschien transparanter zijn.

Anne-Marie: Ja, absoluut. En dat vraagt meer aandacht en tijd dan we nu gewend zijn. Je collega's moeten weten waar je aanwezig bent, wanneer je aanwezig bent en wanneer je samen kunt werken of kunt overleggen. Fysiek samenzijn is soms echt wel gewenst natuurlijk, maar de afgelopen tijd heeft ons in ieder geval doen inzien dat we het wel kunnen op afstand samenwerken.

Maar fysieke contacten hebben we als mens gewoon ook nodig. Niet alleen voor een productieve samenwerking.

Jan Pieter: Dat klinkt toch best als een overgang of in ieder geval iets waar we aan moeten wennen of moeten leren.

Anne-Marie: Ja, dat is het zeker. En daarom zou het zonde zijn om alles wat we nu aanleren en waar we ook de individuele en collectieve voordelen van ervaren als we dat niet zouden behouden. Dat betekent overigens wel dat we voortdurend oog moeten hebben voor kwetsbaarheden en de aandachtsgebieden. Zoals mensen die moeite hebben met deze verantwoordelijkheden maken van keuzes. Mensen die uit het zicht raken, sociale binding, goede werk privébalans, het delen van kennis, et cetera.

Anne-Marie: Zaken die in de eerste podcast ook aan de orde waren bij managers van vandaag ligt een stevige taak om dit in goede banen te leiden.

Jan Pieter: Dank je wel Anne-Marie voor je interessante betoog. Rijksconsultants kun je vinden op LinkedIn of via Rijksconsultants.nl. En heb je tenslotte nog iets wat je ons mee wil geven?

Anne-Marie: Dat heb ik wel ja. Leer van wat we nu met z'n allen aan het doen zijn met thuiswerk en denk alvast na hoe we dit deels vast kunnen houden als straks de kantoren weer toegankelijk worden. Voer het gesprek hierover met je collega's en met wie je samenwerkt.

Jan Pieter: Nogmaals dank. De volgende podcast gaat over omgang met vervagende werk grenzen. Zie ernaar uit. Tot dan!