Balans in vertrouwen bij werken op afstand

Jan Pieter: Thuiswerken is door de coronacrisis snel vertrouwd geworden. De juiste balans vinden tussen werk en privé vinden we vaak nog best lastig. Managers raken soms de grip op hun team kwijt en daarnaast is nog lang niet alles goed georganiseerd voor deze andere manier van werken. Rijksconsultants helpt managers bij dit soort actuele uitdagingen in de bedrijfsvoering.

In de studio is Anne-Marie Buis, organisatieadviseur bij Rijksconsultants. We bespreken verschillende vraagstukken en dilemma's die extra aandacht verdienen, gezien de recente veranderingen in onze werksituatie. Anne-Marie, welk thema gaan we dit keer bespreken?

Anne-Marie: We bespreken het belang van vertrouwen in samenwerking bij thuis en op afstand werken. Vertrouwen is essentieel en wordt nog belangrijker wanneer fysieke afstand toeneemt.

Jan Pieter: Kun je vertrouwen en samenwerking toelichten?

Anne-Marie: Ja, ik heb onderzoek gedaan naar vertrouwen tussen medewerker en leidinggevende bij meer professionele ruimte. Het vertrouwen werkt zo: de leidinggevende vertrouwt een taak toe aan de medewerker, die deze accepteert en aantoont deze te kunnen uitvoeren of aangeeft wanneer het te moeilijk is.

Anne-Marie: Het vertrouwen is wederkerig maar asymmetrisch. De leidinggevende verwacht dat de taak goed uitgevoerd wordt en dat er regelmatige communicatie is, ook als het niet goed gaat. De medewerker verwacht op zijn beurt dat hij of zij de taak kan uitvoeren en gewaardeerd wordt voor de prestatie.

Anne-Marie: En dat de output op waarde wordt geschat.

Jan Pieter: Dit klinkt theoretisch. Hoe begin je praktisch met het bouwen aan vertrouwen?

Anne-Marie: Vertrouwen begint met het uitgangspunt dat iemand werkt om iets goeds bij te dragen. Je laat een deel controle los en accepteert onzekerheid. Onderzoek toont aan dat autonomie de bevlogenheid en verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers vergroot.

Anne-Marie: Hoe werk je aan vertrouwen?

Jan Pieter: Vertrouwen en loslaten dus. Maar hoe doe je dat concreet?

Anne-Marie: Vertrouwen vereist inspanning van zowel medewerkers als leidinggevenden. Creëer een klimaat waar feedback en flexie mogelijk zijn. Accepteer dat fouten maken erbij hoort en moedig openheid en tegenspraak aan. Ethisch leiderschap is ook belangrijk voor een vertrouwensklimaat.

Jan Pieter: Wat betekent ethisch leiderschap?

Anne-Marie: Ethisch leiderschap betekent het goede voorbeeld geven en morele afwegingen transparant maken. Het houdt in dat je open staat voor kritische tegenspraak en zinvolle gesprekken voert, zelfs in drukke tijden.

Jan Pieter: En als vertrouwen geschonden wordt, bijvoorbeeld als medewerkers niet bereikbaar zijn of geen output leveren, wat doe je dan?

Anne-Marie: Micro-management is geen oplossing. Gesprekken aangaan om te begrijpen waarom output uitblijft is belangrijk. Vraag waarom ze niet bereikbaar zijn, of de taak te zwaar of te licht is, en of er thuis iets speelt.

Jan Pieter: Dus eerst een gesprek voeren.

Anne-Marie: Zorg dat duidelijk is waaraan een medewerker werkt en wat de verwachte output is. Maak afspraken over bereikbaarheid en kader indien nodig de vrijheid van de medewerker meer in. Duo-werk of schaduwmanagement kan ook helpen. Het merendeel van de medewerkers kan goed omgaan met de vrijheden en verantwoordelijkheden.

Anne-Marie: Onderzoek toont aan dat de productiviteit is gestegen nu we massaal thuiswerken.

Jan Pieter: Sturen op output geeft meer grip op wat mensen doen, toch?

Anne-Marie: Ja, vooral bij complexe taken. Verwachtingen helder maken is belangrijk. Het werk moet logisch samenhangen met organisatiedoelstellingen. Vroeger werkten we met prikklokken, nu sturen we aan op output.

Jan Pieter: Hoe kan vertrouwen van medewerkers in leidinggevenden beschadigd raken?

Anne-Marie: Door een gebrek aan integriteit, openheid, transparantie, of overmatig controleren. Leidinggevenden moeten oog hebben voor de bijdragen, mogelijkheden en talenten van hun medewerkers.

Anne-Marie: Wat heeft iemand nodig om het werk goed en prettig te kunnen doen?

Jan Pieter: Bedankt voor je inzichten, Anne-Marie. Waar kunnen mensen Rijksconsultants vinden?

Anne-Marie: Op LinkedIn of via Rijksconsultants.nl. Werk aan een cultuur van vertrouwen en geef ethiek een plek op de agenda.

Jan Pieter: Bedankt. De volgende podcast gaat over hybride werken. Tot dan!