Complexe ketens en presentaties bij de minister
Wicher Krabbe, architect van I-Interim Rijk, deed twee bijzondere opdrachten bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Een advies over het toepassen van een ketendoelarchitectuur presenteerde hij in een bestuurlijk overleg aan de minister voor Rechtsbescherming, Sander Dekker. Een verhaal over complexe ketens, intelligente formulieren en werken aan een betere overheid.
Wat houdt jouw functie als architect precies in?
Wicher: ‘Als Architect draag ik bij aan het opstellen van architectuurplannen en -adviezen voor organisaties die samenwerken in een keten. Binnen mijn opdracht bij JenV richtte ik me vooral op de strafrechtketen. Wat is er voor nodig om een keten goed te laten werken en tussentijdse veranderingen vloeiend op te kunnen vangen? Dat gaat dan onder andere over samenwerking, de uitwisseling van gegevens, maar ook over het hanteren van afspraken, standaarden, en al dan niet gezamenlijke ICT-voorzieningen. Organisaties in de strafrechtketen krijgen veel veranderingen voor hun kiezen met de invoering van nieuwe wetten en beleid. Die veranderingen raken iedere organisatie in die keten op een andere manier. De uitdaging is om met een zogenaamde ketendoelarchitectuur, opgesteld door architecten van de betrokken ketenpartijen, te zorgen dat dit soort veranderingen beter en makkelijker kunnen worden geïmplementeerd, zodat de keten ten alle tijden goed en efficiënt blijft werken.’
Wat is precies jouw opdracht?
‘Bij het DG Straffen en Beschermen van JenV heb ik bij de afdeling Ketenregie twee verschillende opdrachten gedaan. Ten eerste heb ik specifiek voor het jeugddomein een advies opgesteld over de toekomst van een systeem dat de Intelligente Formulieren Module (IFM) heet. Dat is een systeem dat partijen in de keten, zoals de Raad van de Kinderbescherming en de Gecertificeerde Instellingen (werkzaam in de jeugdreclassering) gebruiken voor hun werk met jongeren onder het jeugdstrafrecht. Het systeem biedt wetenschappelijk onderbouwde risicotaxaties en helpt behandelplannen opstellen. Dit ondersteunt professionals in de keten om sneller en beter analyses te maken en gerichter te behandelen. Ook zorgt het voor een betrouwbare en consistente informatieoverdracht tussen ketenpartijen. De inzet is hoog: ontspoorde jongeren hebben recht op de best passende behandeling zodat ze weer op het goede pad komen en daarvoor moeten alle betrokken organisaties zo optimaal mogelijk samenwerken.’
Hoe stel je zo’n advies op?
‘De organisaties moeten de jongeren nu én in de toekomst op de juiste manier helpen, alleen, hoe toekomstbestendig is het systeem? Is het over vijf jaar nog steeds bruikbaar? Hoe houden we de kosten beheersbaar? Je kunt nu al tot op zekere hoogte voorzien dat partijen op andere manieren gaan (samen)werken en dat daardoor ook andere eisen aan de systemen gaan worden gesteld. Met een collega van het departement die het systeem onder haar hoede heeft zijn we in gesprek gegaan met de stakeholders om de belangrijkste vragen te beantwoorden. Hoe gaan de ketenpartijen met het systeem om? Hoe ga je veranderingen doorvoeren en hoe borg je het belang van de jongere? Hoe zit de techniek in elkaar? Is het beheer goed geregeld? Twee collega’s van I-Interim Rijk hebben vanuit hun expertise meegekeken naar de techniek onder de motorkap. Dit alles heeft geresulteerd in een adviesrapport met bevindingen en aanbevelingen. Inmiddels is er een programma opgestart om die adviezen op te volgen. In de komende jaren zullen stapsgewijs vernieuwingen worden doorgevoerd.’
Je vertelde dat je twee opdrachten hebt gedaan?
‘Klopt. De tweede opdracht was in de strafrechtketen, waar ik betrokken was bij ketenvraagstukken die uit bestuurlijke overleggen komen en die met de ketenpartners opgelost moeten worden. Een voorbeeld van zo’n vraagstuk is dat van de zaakstroom Voorlopige Hechtenis. Uit een bestuurlijk overleg kwam het verzoek om te schetsen hoe de implementatie daarvan er in de toekomst uitziet als de ketendoelarchitectuur wordt toegepast en hoe de transitie daarnaartoe moet plaatsvinden. Ketenpartijen worstelen met de vele vernieuwingen en veranderingen die telkens nodig blijken te zijn. Daarbij is het enorm complex hoe het precies zit met taken en verantwoordelijkheden in zo’n keten, wie doet wat en wanneer? Er spelen veel belangen en dat kan spanning geven tussen de partijen, dat maakt de opdracht nog uitdagender. Hier hebben we met een groep aan gewerkt. We hebben onze bevindingen tot in het bestuurlijk executie overleg mogen presenteren, waar minister Dekker voorzitter van is. Het verhaal werd goed ontvangen, de minister was heel enthousiast over wat het de keten kan brengen. Hij riep de bestuurders op om ermee aan de slag te gaan en benadrukte de urgentie. Het is natuurlijk hartstikke mooi als de minister dat vindt en zegt. Het is goed dat hiermee de eerste stappen gezet zijn!’
Wat was hiervoor een belangrijke succesfactor?
‘Om dergelijke vraagstukken met succes uit te voeren is goede samenwerking van cruciaal belang. Collega’s vanuit het departement en de betrokken ketenpartijen hebben zich erg ingespannen, ieder vanuit de eigen kennis, expertise en verantwoordelijkheid. Door dat goed te organiseren komt er een geweldig gezamenlijk resultaat. Het is vooral een kwestie van regisseren en de juiste mensen op de juiste momenten betrekken.’
Maakt het bijdragen aan deze oplossingen je trots?
‘Zeker. Bijvoorbeeld het IMF-systeem maakt het proces gewoon beter voor jongeren die toch al in een nare situatie zitten. Het uitgangspunt is dat ze de juiste behandeling krijgen. Het systeem maakt het mogelijk dat risicofactoren en versterkende factoren inzichtelijk worden zodat de hulpverlener die passende behandeling kan geven. Het mooie van werken bij I-Interim Rijk is dat je opdrachten doet die echt het verschil maken en bijdragen aan een betere overheid en samenleving. Daar zit voor mij een grote drive.’