Dankzij de I-trainees nóg meer in control met informatie
Marja ter Horst is afdelingshoofd Control & Accountbeheer bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Deze afdeling geeft inzicht in hoe het met de Nederlandse gevangenisinrichtingen gaat, onder andere op het gebied van capaciteit. De missie van de afdeling is “met informatie in control”. Goede informatievoorziening van de justitiële inrichtingen is hierbij essentieel. Om de informatiepositie van de afdeling verder te versterken, werken ICT-trainee Tom Muns en Datatrainee Tjissa de Wit van het Rijks I-Traineeship sinds mei in het team van Marja. Hun opdracht: het visueel inzichtelijk maken van de capaciteit en het verhogen van de datakwaliteit. We spraken Marja, Tom en Tjissa over deze opdracht en de onderlinge samenwerking.
De afdeling Control & Accountbeheer is de controller van de directie gevangeniswezen en vreemdelingbewaring en van jeugd. Marja: 'We kijken naar het primaire proces, of er op effectieve manier gebruik wordt gemaakt van de cellencapaciteit, of de personele inzet effectief is en of de gevangenis kan doen waarvoor deze bedoeld is, met de middelen die er zijn. De ontwikkeling van robuuste informatievoorziening is daarom een belangrijke taak geworden, omdat deze uiteindelijk de basis vormt voor weloverwogen en onafhankelijke oordeelsvorming. Dit is belangrijk bij de toetsing of inrichtingen effectief hun werk uitvoeren binnen de financiële kaders die beschikbaar zijn. Kortom, je hebt een sterke informatiepositie nodig om een sterke controlpositie te hebben. Dit kan de sturing en beheersing van DJI verbeteren.'
In september 2019 werd Marja opdrachtgever bij het Rijks I-Traineeship. Eerst kwam Datatrainee Suzanne meewerken binnen het team van Marja en in mei startten Tom en Tjissa met hun tweede opdracht van het traineeship binnen de afdeling Control & Accountbeheer. Marja: 'Met de komst van de I-trainees kunnen we veel grotere stappen zetten als het gaat om het gebruik van informatie en datavisualisatie. Ook geeft het ruimte om creatief te zijn en te pionieren hoe we meer uit de informatie kunnen halen die beschikbaar is.’
Inzicht en kwaliteit
Samen werken Tom en Tjissa aan het cellencapaciteitsmanagement van het gevangeniswezen en het inzichtelijk maken hiervan. De kwaliteit van de data moet daarbij hoog zijn. De administratie van gedetineerdencapaciteit lijkt misschien een simpele hoteladministratie, maar is dat niet. Tjissa legt uit: 'Binnen alleen gevangeniswezen bestaat al een keur aan regimes, zoals de gevangenis, het huis van bewaring, extra zorgvoorziening en psychiatrische plaatsen. Voor het weekend is er bovendien altijd een grote piek in het aantal te plaatsen gedetineerden. Ook komt elke gedetineerde binnen met zijn eigen problematiek. Dat vereist dat selectie en plaatsing op cellen zorgvuldig gebeurt en dat er goed inzicht is in de soorten beschikbare plaatsen in alle penitentiaire inrichtingen. Het is daarom van groot belang dat de administratie een weerspiegeling is van de situatie in de praktijk. Door de verbinding tussen het hoofdkantoor en de inrichtingen te versterken, zorgen we ervoor dat hier een verbeterslag in wordt gemaakt. Met de informatie die we uit de systemen halen, hebben wij vervolgens een capaciteitsdashboard gemaakt. Iedereen heeft hiermee in één oogopslag een beeld van de celbezetting in de inrichtingen.'
'De selectie en plaatsing op cellen vereist zorgvuldigheid en goed inzicht in de soorten beschikbare plaatsen.'
Ruimte voor verbetering
Tom en Tjissa brengen ook in kaart of de collega’s in de inrichtingen voldoende faciliteiten en middelen hebben om goed te registeren. Dit doen zij door contact te leggen met de mensen die de cijfers daadwerkelijk invoeren binnen de penitentiaire inrichtingen en door op technisch en functioneel gebied te onderzoeken waar het invoeren van de informatie mis kan gaan. Om een onafhankelijk beeld te krijgen, hebben Tom en Tjissa een datavolwassenheidsaudit voor het domein gedetineerdencapaciteit uitgevoerd. Deze is gebaseerd op theorieën rondom datamanagement (Datamanagement Body of Knowledge), en toetst hoe het er op de werkvloer aan toe gaat.
Tom vertelt: 'Dit is een vragenlijst waarin we vragen naar de ervaringen van de medewerkers, waar hun behoeften liggen en hoe we daarin kunnen ondersteunen. We proberen hiermee het contact te versoepelen en elkaar als instellingen en hoofdkantoor beter te vinden. Bovendien komen we te weten hoe mensen denken en handelen en proberen we met een vernieuwd proces mogelijke toekomstige invoerfouten te voorkomen, zodat de informatie klopt en up-to-date blijft. Het proces verloopt nu zeker niet slecht. Er is echter altijd ruimte voor verbetering, en daar werken Tjissa en ik aan mee.'
Samenwerking
'Iedereen binnen de afdeling vindt de samenwerking met Tom en Tjissa heel fijn. Sinds wij met I-trainees werken, merken we dat onze informatiepositie en -voorziening is verbeterd, omdat zij die kwaliteitsslag in data zo snel van de grond hebben gekregen', vertelt Marja. Zij meent dat dit te danken is aan de goede afbakening van de opdracht. 'Ik merk dat het werk snel kan worden opgepakt en dat de trainees zo ook sneller meedraaiden als volwaardige krachten. Tom en Tjissa maken echt zeer waardevolle analyses en mooie dashboards die we binnen DJI daadwerkelijk in gebruik nemen. Vanuit de top tot aan operationeel niveau wordt hierover gezegd: hier hebben we wat aan. Dat is natuurlijk heel leuk en maakt me trots.' Tegelijkertijd hebben Tom en Tjissa ook ruimte om werk op te pakken dat in eerste instantie niet in de opdrachtomschrijving zat, maar hen wel ligt. Zo levert Tom een bijdrage aan de verbetering van de informatiebeveiliging en privacy binnen de afdeling.
'Ik heb totaal niet meer het idee dat we een stoffige afdeling zijn. En daar dragen Tom en Tjissa zeker aan bij!'
Voordeel
Volgens Marja zorgen trainees met hun kennis over data en ICT voor een impuls als het gaat om diversiteit binnen de controlkolom. Daarnaast zorgen trainees voor dynamiek en verjonging, wat voor nieuwe energie zorgt binnen de afdeling. Met hun verse kennis, frisse blik en kritische instelling maken ze de Rijksoverheid professioneler, stelt ze. 'Tom en Tjissa hebben een andere kijk op control en informatie, hetgeen er in combinatie voor kan zorgen dat de organisatie beter kan sturen. Dat is voor mij echt een voordeel, want hier leer ik ook weer van. Bovendien zijn Tom en Tjissa heel positief en proactief. Als ik een idee bij hen voorleg, zoeken zij uit of we er als afdeling iets mee kunnen. Het is een mooie wisselwerking tussen onze ideeën voor de ontwikkeling van de afdeling, hun kennis en de werkkracht om hier gevolg aan te geven. In de beeldvorming is een controlafdeling vaak een beetje stoffig, maar ik heb totaal niet meer het idee dat we een stoffige afdeling zijn. En daar dragen Tom en Tjissa zeker aan bij!'