Sturen op verbinding maakt het verschil in opvang Oekraïense ontheemden

Nieuwsbericht | 18-12-2023 | 13:21

Als Rusland op 24 februari 2022 Oekraïne binnenvalt, duurt het niet lang tot er door enkele Haagse topambtenaren sms’jes worden uitgewisseld. De strekking van de berichten is duidelijk. We moeten ons in Nederland voorbereiden op een behoorlijke toestroom Oekraïense ontheemden. Deze herinnering wordt vandaag in een goed gevulde Nieuwe Kerk in Den Haag meerdere keren aangehaald.

Lerende evaluatie

Met man en macht wordt er in die eerste weken gewerkt om voor genoeg opvangplekken te zorgen. Het is een crisissituatie, met al dan niet geïmproviseerde acties. Het wordt snel duidelijk dat de omvang van de problematiek - het wordt de grootste stroom vluchtelingen die Europa gekend heeft sinds de Tweede Wereldoorlog - vraagt om een speciale organisatiestructuur. De aanpak van de Oekraïense vluchtelingenstroom wordt in mei ondergebracht bij een aparte programmadirectoraat-generaal Oekraïense Ontheemden (DG Oek) en de Nationale Opvang Organisatie (NOO).

Hoe hebben DG Oek en NOO de opvang van Oekraïense ontheemden aangepakt? En welke lessen zijn daaruit te leren? Belangrijke vragen waar de overheid ook in toekomstige situaties van kan leren. Daarom hebben DG Oek en NOO Rijksconsultants gevraagd een lerende evaluatie uit te voeren. Het team van onderzoekers bestond uit Leon Klinkers en Annelien Wisselink (Rijksconsultants) en Jeannette Gommans (Delta Review). Het rapport Steeds de juiste maatvoering weten te vinden (PDF | 1,2MB) is inmiddels door de staatssecretaris toegezonden en behandeld in de Tweede en Eerste Kamer.

Lessen van corona

Namens de onderzoekers presenteerde Leon Klinkers de belangrijkste lessen ten overstaan van onder meer verschillende Haagse prominenten, zoals Eric van den Burg, demissionair staatssecretaris van Asiel en Migratie en Dick Schoof, secretaris-generaal van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Leon begint met een welgemeend compliment aan de zaal, waar met name veel rijksambtenaren van DG Oek en NOO en betrokkenen van het eerste uur zitten. “Petje af voor alle mensen en het werk dat hier verzet is.” Hoewel de lessen van corona nog vers in het geheugen lagen, is de Rijksoverheid niet gewend om direct operationeel te leveren in ongekende crisissituaties. “We zijn meer van beleidsscenario’s en het plannen en de beheersbare risico’s.”

Sturen op verbinding

Een ding stond al vanaf het begin vast: wil je een situatie als deze het hoofd bieden, dan moet je samenwerken. Sturen op verbinding. En niet jezelf als overheid de enige eigenaar van het probleem maken. Rijksconsultants heeft de evaluatie uitgevoerd aan de hand van het zogenaamde Wiel van Verbinding. Een methodiek vanuit Gateway Review, die rekening houdt met stakeholders én context voor het aangaan van complexe vraagstukken.

Het wiel bestaat uit zes verbindingsspaken: opgave, gedeeld eigenaarschap, gezamenlijk ontwerp, samenwerkingsarrangement, instrumenten en methoden, en facilitering van de samenwerking. Leon doorloopt de verschillende spaken van het wiel en vertelt hoe de lessen uit de evaluatie verdeeld zijn over het wiel. Het rapport looft de effectiviteit van de decentrale opvang en de samenwerking tussen verschillende bestuurslagen. Lessen voor de toekomst omvatten het versterken van zelfredzaamheid en participatie van ontheemden, rekening houdend met regionale verschillen en het inbedden van een relatiegerichte aanpak bij maatschappelijke vraagstukken.

Maar bovenal is het belangrijk de juiste maatvoering te vinden in de samenwerking – vandaar de titel van het rapport - wat betrekking heeft op aspecten als omgaan met onzekerheid, fasering in de aanpak van acuut, korte en lange termijn, voldoen aan behoeften van ontheemden en afstemming tussen nationale en Europese maatregelen.

Panelgesprek

Na afloop van de presentatie volgt een panelgesprek met vier betrokkenen van het eerste uur. Deelnemers zijn Ronald Roosdorp (directeur NOO), Jaap Donker (algemeen directeur Veiligheidsregio Utrecht), Ric de Rooij (plaatsvervangend Secretaris-generaal van het ministerie Justitie en Veiligheid) en Luuk Leussink (directeur DG Oek). Robin Matteman, destijds als senior beleidsmedewerker werkzaam bij het DG Migratie, leidt het gesprek, waarin gereflecteerd wordt op het rapport.

Luuk vertelt dat het rapport als een mild kritisch, maar overwegend positieve evaluatie is ontvangen. Maar hoe gaan we de lessen borgen? Ric: “Dat vind ik eigenlijk wel een nieuwe opgave om dat verder te brengen en daar gezamenlijk aan verder te werken.” Volgens Ronald is het belangrijk dat we in die samenwerking allemaal nieuwsgierig blijven naar elkaars werelden en vertrouwen hebben in de professionaliteit van rijksambtenaren en andere betrokken medewerkers. En misschien heeft de Nederlandse overheid voor dit soort crises een team van reservisten nodig, zoals Defensie die heeft.

Haagse telefoonnummers

De Utrechtse Jaarbeurs was een van de eerste plekken waar een grote regionale opvang werd ingericht. Jaap is trots op alle inzet van alle mensen. “We zijn pragmatisch gebleven en niet in de val getrapt om naar perfectie te willen streven. Daardoor hebben we de snelheid kunnen vasthouden en heel veel Oekraïense mensen kunnen helpen.” Maar alle lessen uit het rapport van Rijksconsultants ten spijt, een lijstje met Haagse telefoonnummers zal toch belangrijk blijven, concludeert het panel.

Tot slot volgt er een optreden van het Oekraïens-Amsterdamse Makivka choir. Zij brengen verschillende Oekraïense volksliederen, waaronder het kerstlied Shchedryk, in het Engels ook wel bekend als "Carol of the Bells". En zo komt de bijeenkomst in een melancholische sfeer tot een einde, als een van de zangeressen haar kerstwens uitspreekt: “Dat de oorlog in ons land snel voorbij is.”